Quanto Custa um Funcionário no Simples Nacional? Tabela 2026
O custo total de um funcionário no Simples Nacional é de aproximadamente 158% do salário base. Um salário de R$ 2.000 custa cerca de R$ 3.163 por mês, incluindo FGTS, 13º, férias e benefícios. A principal vantagem do Simples é a isenção de INSS patronal (20%), SAT/RAT e contribuições ao Sistema S.
O custo de um funcionário em resumo
- O salário é pouco mais de 60% do custo: o resto são encargos, benefícios e provisões
- No Simples, o INSS patronal está no DAS (exceto Anexo IV), o que muda a conta
- FGTS, férias, 13º e rescisão precisam ser provisionados mês a mês
- Contratar afeta o Fator R e pode reduzir a alíquota
- Custo real por hora é o que deve entrar no preço de venda
Introdução
A contratação de funcionários é uma etapa importante para o crescimento de qualquer negócio, mas também representa um compromisso financeiro significativo. Para empresas optantes pelo Simples Nacional, é fundamental compreender todos os custos envolvidos na manutenção de um colaborador, que vão muito além do salário nominal acordado.
Este guia apresenta uma visão detalhada sobre os encargos, benefícios e outros custos relacionados à contratação de um funcionário no regime do Simples Nacional, ajudando empreendedores a planejar adequadamente suas finanças e evitar surpresas.
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Composição do Custo de um Funcionário
O custo se divide em quatro blocos: o salário e a remuneração direta, os encargos sociais, os benefícios obrigatórios e opcionais, e os custos operacionais de manter a pessoa trabalhando. O salário costuma ser pouco mais de 60% do total — o restante está espalhado nos outros três, e é onde o planejamento falha:
- Salário base e remuneração direta
- Encargos sociais e trabalhistas
- Benefícios obrigatórios e adicionais
- Custos operacionais e administrativos
Vamos analisar cada uma dessas categorias em detalhes.
1. Salário Base e Remuneração Direta
A remuneração direta é a parte visível: salário nominal, adicionais previstos em lei ou convenção — periculosidade, insalubridade, adicional noturno —, horas extras e comissões. É sobre essa base que quase todos os encargos e provisões são calculados, então um adicional aqui se multiplica no total:
- Salário nominal: valor bruto acordado em contrato
- Adicionais: quando aplicáveis, como adicional de periculosidade (30%), insalubridade (10%, 20% ou 40% do salário mínimo), adicional noturno (20%)
- Horas extras: acréscimo de 50% em dias normais e 100% em domingos e feriados
- Comissões e bonificações: valores variáveis conforme desempenho
2. Encargos Sociais e Trabalhistas no Simples Nacional
As empresas do Simples Nacional possuem algumas vantagens em relação aos encargos sociais quando comparadas a empresas de outros regimes tributários. Os principais encargos são:
2.1. Encargos Mensais
- FGTS: 8% sobre o salário bruto, conforme a Lei nº 8.036/1990
- Provisão para 13º salário: 8,33% (equivalente a 1/12 do salário)
- Provisão para férias: 8,33% (equivalente a 1/12 do salário)
- Provisão para adicional de 1/3 de férias: 2,78% (equivalente a 1/3 da provisão de férias)
- Provisão para FGTS sobre 13º e férias: 1,52% (8% sobre as provisões de 13º e férias)
2.2. Encargos Específicos do Simples Nacional
Uma das grandes vantagens do Simples Nacional é a isenção de algumas contribuições que empresas de outros regimes precisam pagar:
- INSS Patronal: empresas do Simples Nacional estão isentas
- Contribuições para Terceiros (Sistema S): também há isenção
- Seguro Acidente de Trabalho (SAT/RAT): isento no Simples Nacional
Esta isenção representa uma economia significativa, já que empresas do Lucro Presumido ou Real pagam cerca de 20% de INSS patronal, além de outras contribuições.
3. Benefícios Obrigatórios e Adicionais
3.1. Benefícios Obrigatórios
- Vale-transporte: a empresa paga o valor que exceder 6% do salário do funcionário
- Vale-alimentação/refeição: quando previsto em convenção coletiva (pode ter participação do funcionário)
3.2. Benefícios Adicionais (opcionais)
- Plano de saúde
- Plano odontológico
- Vale-alimentação/refeição (quando não obrigatório)
- Auxílio-creche
- Seguro de vida
- Previdência privada
Os benefícios adicionais, embora representem custos extras, podem ser decisivos para atrair e reter talentos, além de poderem ser deduzidos do imposto em algumas situações específicas.
4. Custos Operacionais e Administrativos
Existem custos que não aparecem em folha e mesmo assim existem: uniforme e equipamento de proteção, exames admissional e periódico, treinamento, recrutamento, posto de trabalho e a própria contabilidade da folha. Individualmente parecem pequenos, mas somados alteram a conta de contratar:
- Uniformes e EPIs (Equipamentos de Proteção Individual)
- Treinamentos e capacitação
- Custos com recrutamento e seleção
- Exames admissionais, periódicos e demissionais
- Espaço físico e infraestrutura (mobiliário, computador, etc.)
- Serviços contábeis para processamento da folha de pagamento
Cálculo do Custo Total de um Funcionário no Simples Nacional
O cálculo abaixo parte de um salário de R$ 2.000 e soma cada componente até chegar ao custo real para a empresa. O resultado costuma surpreender quem orça contratação apenas pelo valor combinado com o candidato — o total fica em torno de 158% do salário:
Encargos Mensais:
Benefícios:
Custo Total Mensal:
Neste exemplo, o custo total mensal do funcionário para a empresa é de R$ 3.163,20, o que representa aproximadamente 158% do salário base. Em outras palavras, para cada R$ 1,00 de salário, a empresa gasta cerca de R$ 1,58 no total.
Comparação: Simples Nacional vs. Outros Regimes
A diferença entre regimes aparece principalmente no INSS patronal — no Simples ele está embutido no DAS, salvo no Anexo IV.
A diferença entre regimes está concentrada na contribuição previdenciária. Empresa do Lucro Presumido ou Real recolhe cerca de 20% de INSS patronal sobre a folha, mais SAT/RAT e contribuições a terceiros. A maior parte dos anexos do Simples é dispensada disso, e é daí que vem a economia:
A economia em encargos sociais para empresas do Simples Nacional é significativa, podendo chegar a mais de 20% do salário bruto quando comparado a outros regimes tributários.
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Qual o impacto no fator R?
Para empresas prestadoras de serviço no Simples Nacional, o custo com folha de pagamento influencia diretamente o chamado "Fator R", que pode reduzir a carga tributária da empresa:
- O Fator R é a relação entre a folha de salários (incluindo encargos) e a receita bruta da empresa nos últimos 12 meses
- Quando este fator é igual ou superior a 28%, a empresa pode ser tributada pelo Anexo III (mais vantajoso) em vez do Anexo V
- Portanto, o aumento controlado da folha pode trazer benefícios fiscais adicionais
Dicas para Gestão dos Custos com Funcionários
1. Planejamento Adequado
- Avalie cuidadosamente a necessidade de contratar versus terceirizar
- Projete os custos totais antes de efetivar a contratação
- Considere contratações part-time quando viável
2. Otimização de Benefícios
- Negocie melhores condições com fornecedores de benefícios
- Considere modelos de benefícios flexíveis
- Aproveite programas de incentivo fiscal como PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador)
3. Controle de Horas Extras e Banco de Horas
- Implemente um sistema eficiente de banco de horas
- Evite horas extras desnecessárias
- Distribua adequadamente a carga de trabalho entre a equipe
4. Investimento em Treinamento e Produtividade
- Funcionários mais produtivos representam melhor retorno sobre o investimento
- Treinamentos adequados reduzem erros e retrabalho
- A satisfação do colaborador diminui a rotatividade e os custos com novas contratações
Considerações Finais
Entender o custo real de um funcionário é essencial para uma gestão financeira saudável. No Simples Nacional, apesar de haver vantagens em termos de encargos sociais quando comparado a outros regimes tributários, o custo total ainda é significativamente maior que o salário nominal.
O ideal é sempre realizar um planejamento financeiro detalhado antes de cada contratação, avaliando não apenas o custo imediato, mas também o potencial retorno que esse colaborador trará para a empresa. Um funcionário bem alocado, produtivo e satisfeito pode representar um excelente investimento, mesmo considerando todos os custos envolvidos.
Por fim, é recomendável contar com o apoio de profissionais de contabilidade especializados no Simples Nacional, que poderão orientar sobre as particularidades do regime e auxiliar na tomada de decisões mais acertadas em relação à gestão de pessoas e custos trabalhistas.
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Veja também: Como calcular o DAS no Simples Nacional | Crédito de ICMS no Simples | Custos fixos e variáveis
Conclusão
Contratar custa bem mais que o salário combinado: com encargos, benefícios e provisões, o total gira em torno de 1,5 a 1,6 vez o salário base no Simples Nacional. Ignorar isso é o caminho mais rápido para formar preço abaixo do custo.
Antes de contratar, faça a conta cheia e compare com a receita que a pessoa precisa gerar. E lembre que, em serviços, a folha também mexe no Fator R — às vezes contratar reduz a alíquota do imposto.
Como o Berga ajuda no controle do custo de pessoal
- Lançamento da folha e dos encargos no financeiro, com centro de custo
- Provisão de férias, 13º e FGTS visível no fluxo de caixa
- Relatório de folha sobre receita, que é a base do Fator R
- Custo por equipe e por projeto, para saber onde o pessoal está alocado
- Integração com o resultado do período, sem planilha paralela
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Perguntas frequentes
Qual é o custo real de um funcionário no Simples Nacional?
Em torno de 158% do salário base, somando encargos, benefícios e provisões. Um salário de R$ 2.000 fica perto de R$ 3.160 por mês. A variação vem dos benefícios oferecidos e do anexo em que a empresa se enquadra.
O INSS patronal é cobrado no Simples Nacional?
Nos anexos I, II, III e V, a contribuição patronal está incluída no DAS. No Anexo IV, ela é recolhida à parte, sobre a folha — por isso o custo de pessoal nesse anexo é maior.
Contratar aumenta ou diminui meu imposto?
Em serviços, pode diminuir: a folha entra no Fator R, e chegando a 28% da receita a empresa migra do Anexo V para o III, com alíquota menor. É uma conta que vale fazer antes de decidir entre contratar e terceirizar.
Preciso provisionar férias e 13º todo mês?
Sim, se quiser que o caixa reflita a realidade. Sem provisão, o mês do 13º e o das férias viram um susto — e a empresa acaba recorrendo a crédito para pagar algo que era previsível.
Pró-labore entra no custo de pessoal?
Entra, e também conta no Fator R. Ele é a remuneração do sócio que trabalha na empresa, com incidência de INSS e IR, e não se confunde com distribuição de lucros.