Pedido de Compra: Como Controlar o Que Você Pediu e Ainda Não Chegou
Registre o que pediu ao fornecedor e acompanhe o que ainda nao chegou. Aprenda a criar o pedido, comprar em saco e estocar em quilo, prever se o caixa aguenta a compra pela condicao de pagamento, vincular a nota fiscal quando ela chegar e encerrar o saldo quando o resto nao vem mais.
Quando você faz um pedido a um fornecedor, a mercadoria só aparece no sistema quando a nota fiscal entra. Entre o pedido e a chegada existe um intervalo em que ninguém sabe o que está a caminho — e é nesse intervalo que se compra duas vezes a mesma coisa.
O pedido de compra fecha essa lacuna. Você registra o que pediu, acompanha o que já chegou, e o sistema baixa o saldo sozinho quando a nota do fornecedor entra.
Como Acessar
No menu lateral, vá em Compras › Pedidos.
A tela abre nos pedidos em aberto: o que foi enviado ao fornecedor e ainda não chegou por inteiro. É a visão do dia a dia. Para ver os outros, mude o filtro Status.
Para achar um pedido específico, use Nº do Pedido — é a busca do balcão, quando o fornecedor liga citando o número. Se você guarda o número do orçamento dele, busque por Referência.
Criando um Pedido
Clique em Novo pedido e informe:
- Fornecedor — o único obrigatório, marcado com asterisco
- Comprador — quem responde pelo pedido
- Status — Rascunho ou Aguardando aprovação
- Previsão de entrega — a data que o fornecedor prometeu
- Referência — o número do orçamento que ele mandou
- Entregar no depósito — só aparece se você tiver mais de um
- Condição de pagamento — usa o mesmo cadastro da venda
Em Itens, clique em Adicionar item, busque o produto e informe quantidade e preço.
Se deixar o preço em branco, o sistema usa o último preço que você pagou a esse fornecedor. Não havendo histórico, usa o custo do item.
Salvou como rascunho para terminar depois? Quando estiver pronto, abra o menu ⋯ e escolha Enviar para Aprovação — não é preciso refazer o pedido.
Dica: depois de escolher o item, use o Enter para percorrer os campos — quantidade, preço, desconto — e abrir a busca do próximo item. Dá para lançar o pedido inteiro sem tirar a mão do teclado.
Comprando numa Unidade e Estocando em Outra
É comum comprar em saco, fardo ou tonelada e controlar o estoque em quilo ou unidade.
No item do pedido, clique na seta à direita para abrir os campos extras e informe:
- Unidade de compra — como o fornecedor vende (SACO, CX, FD)
- Fator de conversão — quantas unidades de estoque vêm em uma de compra
Comprando em saco de 50 kg e estocando em kg, o fator é 50. Um pedido de 10 sacos entra como 500 kg no estoque, e quando a nota chegar em quilos o sistema converte sozinho.
Será Que Vai Ter Dinheiro Para Pagar?
Ao montar o pedido, o bloco Impacto no caixa mostra, parcela por parcela, como o seu caixa fica depois de pagar essa compra.
A condição de pagamento é o que manda
É a condição de pagamento escolhida no topo do pedido que define as parcelas da projeção. Trocar de "à vista" para "6×" refaz a conta na hora — e é assim que dá para comparar, antes de fechar, qual prazo o seu caixa aguenta.
Se você não escolher condição nenhuma, a projeção assume o pior caso: pagamento à vista, na entrega. É de propósito — supor um prazo que ninguém negociou faria a conta parecer melhor do que é.
De onde vem o saldo projetado
A conta parte do seu saldo de hoje e soma três coisas até cada vencimento:
- as contas a pagar e a receber já lançadas no fluxo de caixa;
- as parcelas deste pedido, que ainda não existem em lugar nenhum;
- as parcelas dos outros pedidos que você já tem em aberto — mercadoria pedida que ainda vai virar conta a pagar.
O terceiro item é o que costuma faltar na conta feita de cabeça: o caixa parece sobrar num mês que, na verdade, já está comprometido com pedidos anteriores.
Os vencimentos são contados a partir da entrega prevista, não da data do pedido, porque o fornecedor fatura quando entrega. Mudar a previsão de entrega desloca a projeção inteira.
O que você vê
- O pior momento, em destaque no topo: quanto falta (ou quanta folga sobra) e em que data isso acontece;
- um gráfico do saldo ao longo das parcelas, que mostra num olhar se e quando a linha cruza o zero;
- uma tabela com cada vencimento: o valor da parcela, o saldo antes e o saldo depois de pagá-la.
Se faltar dinheiro em algum momento, o sistema avisa e sugere o que muda a conta: parcelar em mais vezes, adiar a entrega ou reduzir a quantidade. Ele não impede você de criar o pedido — você pode contar com uma entrada que o sistema ainda não conhece.
Para que serve na prática: comprar em quantidade maior costuma sair mais barato por unidade, mas aperta o caixa. Aumente a quantidade, escolha a condição de pagamento e veja se o saldo aguenta antes de fechar o pedido.
O Caminho do Pedido
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Rascunho | Ainda não é compromisso. Só aqui dá para editar. |
| Aguardando aprovação | Alguém precisa aprovar |
| Aprovado — falta enviar | Sua vez de agir: mande ao fornecedor |
| Enviado ao fornecedor | A mercadoria está a caminho |
| Recebido em parte | Chegou uma parte, ainda falta |
| Recebido | Chegou tudo |
| Encerrado | Você desistiu do que faltava |
As ações ficam no menu ⋯ ao lado de cada pedido.
Quando a Nota Chega
Se o fornecedor informar o número do seu pedido na nota fiscal, o sistema baixa o saldo sozinho ao importar o XML. Você não precisa fazer nada: o pedido passa a Recebido (ou Recebido em parte) e o percentual se atualiza.
Muitos fornecedores não preenchem esse campo. Nesse caso, depois de lançar a nota em Compras › Entradas, abra o menu ⋯ do pedido e escolha Vincular nota. O sistema mostra as notas desse fornecedor que ainda não estão em nenhum pedido — escolha a certa e o saldo é baixado.
Importante: vincular a nota não mexe no estoque nem no custo. Quem faz isso é a entrada, que você já lançou. O vínculo só diz que aquela nota atende aquele pedido.
A mercadoria chegou antes da nota? Registre a chegada no pedido para o saldo parar de aparecer como pendente — ele passa a mostrar aguarda nota até o documento chegar. Veja Como Registrar a Chegada da Mercadoria Antes da Nota Fiscal.
Quando o Resto Não Vem Mais
Às vezes o fornecedor entrega parte e avisa que o resto não vem. Se o pedido ficar aberto, ele aparece para sempre em "a caminho" e a sugestão de compra continua achando que a mercadoria está chegando.
Use Encerrar saldo no menu ⋯. O sistema mostra quantas unidades deixam de ser esperadas e pede o motivo. O que já chegou é mantido; só o saldo é abandonado.
Perguntas Frequentes
Posso editar um pedido depois de enviado? Não. Só rascunho aceita alteração. Depois de aprovado, o pedido é um compromisso — para mudar, cancele e faça outro.
O pedido movimenta estoque? Não. Estoque entra pela nota fiscal, em Compras › Entradas. O pedido só registra o que foi pedido e acompanha o que falta chegar.
Qual a diferença entre Encerrar, Cancelar e Excluir? Encerrar mantém o que chegou e abandona o saldo. Cancelar descarta o pedido inteiro, com o motivo registrado — e ele continua na lista. Excluir só vale para rascunho: o pedido some, e some de vez. A partir de aprovado não dá mais para excluir, porque o pedido virou registro e o histórico precisa ficar.
O que o fornecedor vê? Em Visualizar, abre o documento do pedido para imprimir ou enviar. O Recado interno nunca aparece nele — é só para a sua equipe.