Como Mapear Itens: Automatize Importação de XML e Entrada de Compras

Quando você importa uma nota fiscal de compra pelo XML, o sistema precisa saber qual produto do seu cadastro corresponde a cada item da nota. Esse processo se chama mapeamento. Na primeira compra de um fornecedor você faz a configuração, e nas compras seguintes o sistema já reconhece os produtos automaticamente.

Por Que o Mapeamento é Importante

O mapeamento conecta o nome que o fornecedor usa na nota fiscal com o produto que você tem cadastrado no sistema.

Fornecedores diferentes costumam usar nomes distintos para o mesmo produto. Um fornecedor pode chamar de "ARROZ INTEGRAL 1KG" e outro de "ARROZ INT 1000G". Com o mapeamento, os dois ficam vinculados ao mesmo produto do seu cadastro, e o histórico de compras, estoque e precificação ficam unificados.

Como Acessar

Acesse Compras e depois Entradas de Compras. Ao criar uma nova entrada e importar o XML da nota fiscal, o sistema abre automaticamente o modal "Sistema de Mapeamento Inteligente" com todos os produtos da nota listados.

O Que Você Vê no Modal

No topo do modal há o painel "Progresso do Mapeamento", que mostra quantos produtos já foram mapeados em relação ao total e o percentual concluído (por exemplo, "3 de 10 mapeados · 30%"), acompanhado de uma barra de progresso. Logo abaixo, dois marcadores resumem a situação: a quantidade de itens selecionados (já mapeados) e a de pendentes (que ainda precisam ser resolvidos).

Produtos Identificados Automaticamente

O sistema analisa cada produto da nota e busca correspondências no seu cadastro por código de barras, NCM e nome. Quando encontra uma correspondência com 85% ou mais de confiança, marca o item com o badge verde "PRÉ-SELECIONADO".

Revise os itens pré-selecionados antes de salvar. Se a correspondência estiver errada, clique em Revisar. O sistema exibe as sugestões encontradas com o percentual de confiança de cada uma e os motivos da correspondência (código de barras, NCM, nome similar). Clique na sugestão correta para substituir.

Produtos Não Identificados

Para produtos que o sistema não reconheceu automaticamente, você tem duas opções:

Buscar no cadastro: no campo de busca, digite o nome ou código do produto. O sistema lista os resultados. Clique no produto correto para vinculá-lo.

Criar produto novo: se o produto não existe no seu cadastro, clique em "Criar novo produto". Preencha o nome (obrigatório) e, se desejar, a regra de tributação, a unidade de medida e a referência (código do fornecedor ou fabricante). O produto será criado automaticamente ao salvar o mapeamento.

Quando o Sistema Pede Confirmação

O mapeamento pede sua confirmação em três situações: o produto da nota tem o mesmo nome de um produto que você já cadastrou, o código do fornecedor já está ligado a outro produto, ou o código de barras que veio na nota já é de outro produto seu. Nesses casos o sistema não decide sozinho: mostra o que já está gravado e pergunta o que fazer.

Você escolhe entre usar o produto que já existe, cadastrar como um produto novo (dá para ajustar o nome ali mesmo, e vale incluir o código do fornecedor para diferenciar) ou deixar para decidir depois — nesse caso o item continua na lista de pendentes.

Essa confirmação existe porque fornecedores costumam usar a mesma descrição para peças diferentes. Duas linhas com o nome igual podem ser produtos distintos, de marcas ou preços diferentes.

Código de Barras Repetido na Mesma Nota

Alguns fornecedores mandam o mesmo código de barras em produtos diferentes da mesma nota. O mapeamento avisa qual é o código de barras repetido e a qual produto do seu cadastro ele já pertence, e pergunta se é o mesmo produto ou outro.

Se você responder que é outro produto, ele é cadastrado sem código de barras — no seu cadastro, um código de barras pertence a um único produto. O produto entra normalmente na entrada, com estoque e custo, e você informa o código de barras correto depois, em Cadastros › Itens.

Conversão de Unidades

Quando o fornecedor vende em uma unidade diferente da que você usa no estoque, configure o fator de conversão.

Exemplo: o fornecedor vende em Caixa com 12 unidades, mas você controla o estoque por Unidade. Nesse caso, informe o fator 12 no campo "Fator de Conversão". O sistema recalcula automaticamente a quantidade e o custo por unidade e exibe os valores pós-conversão em tempo real para você conferir antes de salvar.

Precificação Automática

Se quiser, o sistema pode calcular o preço de venda automaticamente com base no custo da nota. Selecione a tabela de preços desejada e o preço de venda será calculado usando o markup configurado nela. Você pode aceitar o valor calculado ou digitar um preço manualmente.

Importante: o preço calculado é gravado no cadastro do produto, e a tabela escolhida passa a ser a tabela padrão dele. Para que o produto componha uma tabela de preços (aparecendo na lista daquela tabela), adicione-o pela tela Tabela de Preços.

Salvando o Mapeamento

Quando todos os produtos estiverem mapeados, o rodapé do modal exibe a mensagem "Todos os produtos foram mapeados!" em verde. Enquanto houver itens pendentes, o rodapé mostra quantos já foram mapeados. Clique em Salvar Mapeamentos ou pressione Enter para confirmar. Para fechar sem salvar, clique em Fechar ou pressione Esc.

Se você marcou algum item para criar um produto novo, o nome dele precisa estar preenchido. Caso contrário, o sistema exibe um aviso ao tentar salvar.

Segunda Compra do Mesmo Fornecedor

Nas compras seguintes do mesmo fornecedor, o sistema já reconhece os produtos que foram mapeados anteriormente. Os itens aparecem pré-selecionados automaticamente. Você só precisa revisar, confirmar e salvar, sem precisar refazer toda a configuração.

Se o fornecedor incluir um produto novo que ainda não foi mapeado, apenas esse item ficará pendente para resolução.

Consultando e Excluindo Mapeamentos Salvos

Para consultar os mapeamentos já configurados de um produto:

1. 1
   Acesse Cadastros e depois Itens
2. 2
   Abra o produto que deseja consultar
3. 3
   Role até a seção "Mapeamentos de Fornecedores" e clique para expandir

A seção lista os fornecedores vinculados ao produto, mostrando o Fornecedor, o Código do Fornecedor, o Nome no Fornecedor, a Unidade do Fornecedor e o Fator de Conversão. Para excluir um mapeamento, clique no ícone de lixeira. O sistema solicita confirmação antes de excluir, pois a ação não pode ser desfeita.

Editando um Mapeamento

A edição de um mapeamento é feita durante a importação de uma nota do fornecedor. No modal de mapeamento, ao lado de um item já mapeado, clique no ícone de edição. O modal "Editar Mapeamento" abre com os seguintes campos:

• Nome do Produto do Fornecedor: como o fornecedor chama o produto. Campo obrigatório
• Código de Barras (EAN): código de barras do fornecedor. Campo opcional
• Unidade do Fornecedor: unidade usada pelo fornecedor, como CX, PCT ou FARDO. Campo opcional
• Fator de Conversão: deve ser maior que zero. Campo obrigatório
• Fornecedor Preferido: marque se este é o fornecedor principal para este produto
• Mapeamento Ativo: desative para ocultar o mapeamento sem excluí-lo

Clique em Salvar Alterações para confirmar.

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