Como Cadastrar Itens, Produtos e Serviços

O cadastro de itens é onde você registra os produtos e serviços que a empresa vende, compra ou utiliza. Item bem cadastrado agiliza a emissão de nota fiscal, o controle de estoque e o registro de venda — e evita a maior parte das rejeições da SEFAZ.

Antes de começar

• Saber o que o item é na sua empresa: o tipo muda os campos que aparecem e vai junto para o SPED
• Para produto que sai em NF-e, ter o NCM em mãos
• Ter o preço de venda; o custo pode entrar depois, pela compra

Passo a passo

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   No menu lateral, acesse Cadastros › Itens.
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   Clique em Adicionar Item ou pressione N.
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   Em Identificação, preencha o Nome. Em Situação, o item nasce Ativo.
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   Em Classificação, escolha o Tipo do item e o Formato: Simples, Com variações ou Kit. Ao escolher Serviço, os campos de estoque, dimensões, código de barras, NCM e CEST somem.
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   Em Preços e Custos, informe o Preço de Venda.
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   Em Unidades de Medida, confira a Unidade Comercial (padrão Unidade).
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   Sendo produto para nota fiscal, abra Tributação e informe o NCM. Com o NCM preenchido, o sistema pode sugerir a regra tributária automaticamente.
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   Se controla estoque, abra Estoque e defina Estoque Mínimo, Localização e o alerta.
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   Clique em Salvar ou pressione Enter. Fotos, loja, componentes do kit, fornecedores, características e variações gravam junto com o item, no mesmo Salvar.

Resultado esperado

O item aparece na listagem e passa a ser encontrado na busca de venda, compra e nota fiscal. Se o controle de estoque estiver ligado, ele já começa a movimentar saldo nas próximas operações.

Os campos, seção a seção

Identificação

• Nome: como o item aparece em vendas, compras e notas. Obrigatório
• Status: Ativo ou Inativo. Inativo fica oculto sem apagar histórico. Obrigatório
• ID Auxiliar: código interno da empresa. O botão Gerar sugere um automaticamente. Opcional
• Código de Barras: número da embalagem. Não aparece para serviços
• Referência: identificação adicional. Opcional

Classificação

• Tipo: o que o item é dentro da sua empresa. Produto, Produto com Variação, Kit e Serviço atendem o comércio; a indústria usa Matéria Prima, Embalagem, Produto em Processo, Produto Acabado, Subproduto, Produto Intermediário e Outros Insumos. Ainda há Material de Consumo (o que a empresa usa e não revende), Ativo Fixo e Outros. Obrigatório

A escolha vai junto para o SPED, então vale usar o tipo que mais combina com o destino do item na empresa. Um item usado para mais de uma finalidade recebe o tipo do uso principal.

• Plano de Contas: classificação contábil. Opcional
• Categoria e Marca: agrupam itens similares para busca e relatório. Opcionais

Preços e Custos

• Preço de Venda: valor unitário. Obrigatório
• Tabela de Preços: vincula o item a uma tabela cadastrada. Opcional
• Preço de Custo: custo unitário para cálculo de margem. Opcional
• Método de Custo: como o custo é recalculado a cada compra — Média Ponderada (padrão), Média Ponderada Móvel, FIFO, LIFO, Específico ou Padrão

Unidades de Medida

• Unidade Comercial: como o item é vendido e comprado. Obrigatório, padrão Unidade
• Unidade Tributável: usada em documento fiscal, em geral igual à comercial
• Habilitar Conversão de Unidades: marque quando a unidade de venda difere da tributável; libera o Fator de Conversão
• Item de balança: para produto pesado em balança. Não aparece para serviços

Tributação

• Regra Tributária: vincula o cálculo de impostos ao item. Opcional
• NCM: 8 dígitos, classifica o produto fiscalmente. Necessário para emitir NF-e
• CEST: 7 dígitos, para produto com substituição tributária

Estoque (não aparece para serviços)

• Estoque Mínimo e Máximo: limites para alerta e para controle de excesso
• Localização: local de armazenamento padrão
• Controlar estoque: marcado por padrão. Desmarque para item de uso e consumo, como luva ou combustível
• Habilitar Alerta de Estoque: notifica quando o mínimo é atingido

Dimensões e Peso (não aparece para serviços)

Altura, Largura, Profundidade, Número de Volumes, Peso Líquido e Peso Bruto — usados em nota de transporte e cálculo de frete.

Informações Adicionais

Vida útil (dias), Descrição (pode sair em orçamento) e Observações internas, que não saem em documento externo.

Características

É onde você informa o que descreve ESTE item — tamanho G, cor azul, 6 rosas. Funciona no item novo e na edição: a característica que você adiciona ou remove fica marcada a gravar e entra no Salvar do item.

Serve para qualquer item, mesmo os que não têm variação: é informação do produto, não um recurso à parte.

Famílias e variações

Quando o mesmo produto existe em versões diferentes — um buquê com 6, 12 ou 24 rosas, uma camiseta em cada cor e tamanho — o item principal reúne as opções, e cada variação é um item com preço e estoque próprios.

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   Em Classificação, escolha o Formato Com variações.
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   No bloco Variações, clique em Definir o que varia e escolha até 3 atributos, como Cor e Tamanho.
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   Clique em Escolher valores (item novo) ou Gerar variações (item já salvo) e marque os valores. O Berga mostra as combinações que serão criadas.
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   Clique em Salvar. Cada variação nasce com o nome do item e os valores, e copia do principal o preço e os dados fiscais.

Para usar como variação um item que já existe, clique em Vincular item existente. Para repassar dados do principal às variações, use Aplicar às variações. Essas duas ações gravam na hora, sem esperar o Salvar.

O principal serve para reunir as opções na loja e no catálogo. Ele não vai para a venda sozinho: em Vendas › Vendas, escolher o principal abre a janela Escolha a variação, só com as variações ativas e o preço de cada uma. Quem se vende é a variação — é ela que tem preço, estoque e nota fiscal.

Como editar um item

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   Na listagem, clique nos três pontos da coluna de ações.
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   Selecione Editar.
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   Altere o que precisar e clique em Salvar.

A edição tem os mesmos blocos do item novo, conforme o tipo e o formato: Imagens, Loja, Fornecedores (código, unidade e fator de conversão de cada fornecedor; os vínculos também nascem ao registrar compras), Componentes do kit e Variações. Abrir todos os blocos abre tudo de uma vez.

O que grava no Salvar

• O que você adiciona, altera ou remove nos blocos fica marcado a gravar e só vale quando você clica em Salvar. Remover uma linha não pede confirmação: ela sai da lista, e o item só muda no Salvar
• O item e os blocos gravam juntos. Se alguma parte não puder ser gravada, nada fica pela metade e o Berga mostra o motivo
• Fechar com alteração não salva pergunta antes; Descartar perde o que foi mudado
• Se outra pessoa salvar o mesmo item enquanto você edita, o Berga avisa Item alterado por outra pessoa. Clique em Recarregar para ver o item como está agora; o que você mudou é descartado
• Vincular, desvincular e mudar a ordem das variações, e aplicar o principal às variações, gravam na hora

Publicar o item na loja

A seção Loja tem um botão só: Mostrar na loja. Ligado, o item aparece para quem visita o site da sua empresa. Desligado, ele continua servindo à venda, à nota e ao estoque normalmente — é assim que ficam insumos e material de consumo.

Item sem foto não vai para a vitrine. Produto sem imagem não vende na loja, então o Berga só publica quem já tem pelo menos uma foto. Na prática:

• Ao ligar a publicação de um item sem foto, o Berga avisa na hora e leva você até a seção Imagens. Salvando assim mesmo, o cadastro é gravado por inteiro — só a publicação fica de fora, e o aviso explica o motivo
• Anexar a foto e ligar a loja no mesmo Salvar funciona, também no item novo: o Berga grava o item, sobe a imagem e publica em seguida
• Retirar o item da loja nunca exige foto — desligar funciona sempre
• O endereço do item na loja (/produto/nome-do-item) é criado junto com o item e não muda, mesmo que você troque o nome depois

Como duplicar um item

Duplicar cria um item novo com os mesmos dados de cadastro do original — tipo, tributação, NCM, unidade, preço e custo — para você ajustar só o que mudou, em vez de preencher tudo de novo. É o caminho mais rápido para cadastrar um produto parecido com um que você já vende.

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   Na listagem, clique nos três pontos da coluna de ações do item que servirá de modelo.
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   Selecione Duplicar.
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   O cadastro da cópia abre preenchido. Ajuste o Nome e o que mais for diferente.
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   Clique em Salvar.

A cópia nasce com o nome do original seguido de (cópia) e um ID Auxiliar novo. Código de Barras e Referência ficam em branco de propósito: os dois são únicos por empresa e identificam a mercadoria, não o cadastro. Em item do tipo Kit, os componentes vêm junto.

O que não é copiado: saldo de estoque, histórico de custos, imagens, fornecedores vinculados e preços por tabela — esses são dados do item original. A cópia também não nasce publicada na loja.

Como ver o histórico de custos

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   Na listagem, clique nos três pontos da coluna de ações.
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   Selecione Histórico de custos.

A tela mostra o custo de compra ao longo do tempo — útil para formar preço de venda. No topo, quatro indicadores:

Abaixo ficam as compras concluídas que formam o custo. Clicando em uma delas, você vê a composição da entrada — produto mais frete, IPI, ICMS-ST e outras despesas. É por isso que um item cujo produto "custa" R$ 9,00 pode ter custo real de R$ 11,00.

Só compras concluídas entram no histórico, porque é quando o custo fecha e passa a valer. A opção aparece para produtos e itens de estoque (não em serviços e kits) e exige permissão para ver preço de custo.

Como encontrar um item

Os filtros acima da tabela buscam por Nome, ID Auxiliar, Código de Barras, Referência, Localização, Tipo, Unidade e Status, com seletor de ordenação ao lado. No topo da página, quatro cartões resumem Total de Itens, Ativos, Inativos e Tipo.

Como excluir um item

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   Na listagem, clique nos três pontos e selecione Excluir.
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   Confirme no modal.

Item com histórico de movimentação: prefira inativar. Altere o Status para Inativo — o histórico é preservado e dá para reativar quando quiser.

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