Como Emitir NFe: Guia Completo Passo a Passo [2026]
Como emitir nota fiscal eletrônica é a primeira dúvida de quem começa a operar com documentos fiscais digitais. O processo envolve certificado digital, sistema emissor, códigos fiscais e transmissão para a SEFAZ — mas, com o passo a passo certo, a emissão se torna simples e rápida.
Emitir NF-e em resumo
- Você precisa de CNPJ com inscrição estadual, certificado digital e emissor
- O sistema monta o XML, assina e transmite; a SEFAZ autoriza com protocolo
- Cadastro certo do produto (NCM e CFOP) evita a maior parte das rejeições
- Guarde o XML autorizado por cinco anos — não o DANFE
- Rejeição não é erro do sistema: é validação da SEFAZ com código próprio
Neste guia sobre como emitir NFe, você vai aprender: requisitos necessários, escolha do sistema, processo detalhado em 10 etapas, erros comuns e dicas para agilizar a emissão de nota fiscal eletrônica.
Como emitir NFe? Resposta rápida
- Tenha CNPJ ativo, inscrição estadual, certificado digital e sistema emissor
- Acesse o sistema e escolha a operação (venda, devolução, transferência)
- Preencha destinatário, produtos com tributação, pagamento e transporte
- Revise tudo e transmita para a SEFAZ
- Após autorização, imprima o DANFE, envie o XML ao cliente e guarde por 5 anos
Tempo médio: 5-10 minutos manualmente, 30 segundos com sistema integrado.
O que é necessário para emitir NFe?
Antes da primeira nota são necessários quatro itens: empresa ativa na Receita e na SEFAZ, inscrição estadual habilitada, certificado digital no padrão ICP-Brasil em nome do CNPJ e um sistema emissor configurado. O credenciamento na SEFAZ costuma ser feito pelo contador e é o que mais atrasa quem está começando:
Empresa regularizada
Sua empresa precisa estar ativa e sem pendências nos órgãos fiscais. Isso inclui CNPJ válido e regular na Receita Federal, inscrição estadual ativa na Secretaria da Fazenda do seu estado e regime tributário definido (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).
A inscrição estadual é o que autoriza sua empresa a emitir notas fiscais. Se você ainda não tem, procure um contador para regularizar a situação antes de iniciar o processo de emissão.
Certificado digital
O certificado digital é obrigatório para emitir NFe. Funciona como a assinatura eletrônica da sua empresa — sem ele, a SEFAZ não aceita a transmissão.
Existem dois tipos aceitos:
- Certificado A1: Arquivo digital instalado no computador. Validade de 1 ano. Mais prático para uso diário e não depende de hardware extra
- Certificado A3: Cartão ou token físico (USB). Validade de 1 a 5 anos. Mais seguro, porém menos prático porque precisa estar conectado
O certificado precisa ser do tipo e-CNPJ ou e-CPF vinculado ao responsável legal da empresa. Você adquire em Autoridades Certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil (Serasa, Certisign, Valid, entre outras), com custo entre R$ 150 e R$ 400 por ano.
Sistema emissor de NFe
Você precisa de um software capaz de gerar o arquivo XML da nota fiscal e transmiti-lo para a SEFAZ. Existem diversas opções — desde emissores gratuitos até ERPs completos. Vamos detalhar cada tipo na seção seguinte.
Computador com internet
Qualquer computador, notebook ou tablet atual é suficiente para emitir nota fiscal eletrônica. Não precisa ser uma máquina potente — o processo consome poucos recursos.
A internet precisa ser estável (não necessariamente rápida), porque a transmissão para a SEFAZ depende de conexão ativa. Sem internet, não é possível autorizar a NFe no modo normal de operação.
Uma impressora comum (laser ou jato de tinta) é necessária para imprimir o DANFE quando houver transporte de mercadorias.
Cadastros organizados
Ter os cadastros prontos antes de emitir economiza a maior parte do tempo:
- Produtos: código interno, descrição clara, código NCM (classificação fiscal), unidade de medida e preço
- Clientes: razão social ou nome, CNPJ ou CPF, endereço completo e inscrição estadual (quando aplicável)
- Tributação: CFOP (código da operação), CST/CSOSN (situação tributária) e alíquotas de impostos — definidos com o contador
Com esses dados organizados, a emissão de cada nota se torna muito mais ágil.
Escolhendo o sistema para emitir NFe
Existem 4 tipos de sistema para emissão de nota fiscal eletrônica. A escolha depende do volume de notas, do orçamento e de quanto você quer integrar a emissão fiscal com a gestão do negócio.
Emissor gratuito da SEFAZ
Alguns estados disponibilizam software gratuito para emissão. É funcional, mas tem interface antiga, poucos recursos e não integra com gestão da empresa. Cada nota precisa ser digitada manualmente do zero.
Indicado para empresas que emitem poucas notas (1 a 5 por mês) e não precisam de automação.
Software emissor pago
Programas especializados em emissão fiscal, com interface melhor, mais recursos e suporte técnico. Custo entre R$ 50 e R$ 200/mês. Ainda não integram gestão completa (estoque, financeiro), mas oferecem backup automático e facilitam operações recorrentes.
Indicado para empresas com volume médio de notas que já usam outro sistema para gestão.
Sistema de gestão completo (ERP)
Software que gerencia toda a empresa incluindo emissão de NFe. Integra vendas, estoque, financeiro e fiscal em um único lugar. A emissão acontece automaticamente a partir da venda, sem redigitar dados — o sistema já puxa produtos, cliente, tributação e gera a nota em segundos.
Indicado para qualquer empresa que quer profissionalizar a gestão. É a opção que mais economiza tempo a médio prazo.
Sistema em nuvem (SaaS)
ERP que funciona online, pelo navegador. Não precisa instalar nada, acessa de qualquer lugar, está sempre atualizado e faz backup automático. A combinação de ERP completo + nuvem é a opção mais recomendada atualmente.
Para empresas com mais de 5 notas por mês, um ERP em nuvem compensa rapidamente: dados preenchidos automaticamente, emissão em segundos e controle total do negócio.
Como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo?
A emissão segue sempre a mesma sequência: escolher a natureza da operação, informar o destinatário, lançar os itens com tributação, definir frete e pagamento, revisar e transmitir. Com o cadastro de produtos correto, a maior parte desses campos já vem preenchida e sobra apenas o que muda a cada venda:
Passo 1: Acesse o sistema emissor
Entre no software escolhido para emitir NFe. Se for sistema em nuvem, acesse pelo navegador com seu login e senha. Se for programa instalado, abra normalmente.
Antes de começar, verifique se o certificado digital está conectado e válido. Certificado A3: conecte o token ou cartão na porta USB. Certificado A1: confirme que está instalado e dentro da validade.
Passo 2: Escolha o tipo de operação
Defina qual tipo de nota fiscal eletrônica você vai emitir:
- Natureza da operação: Venda de mercadoria, devolução de compra, remessa para demonstração, transferência entre filiais, entre outras
- Modelo: NFe (modelo 55) para operações B2B, entregas e e-commerce; NFCe (modelo 65) para vendas presenciais no varejo
- Tipo de emissão: Normal (mais comum), complementar, ajuste ou devolução
A natureza da operação define o CFOP (código fiscal) que será usado. Se tiver dúvida sobre qual natureza usar, consulte seu contador.
Passo 3: Preencha os dados do destinatário
Informe quem vai receber a mercadoria ou serviço:
- Pessoa jurídica: CNPJ completo, razão social, nome fantasia, inscrição estadual, endereço completo (rua, número, complemento, bairro, cidade, UF, CEP), telefone e e-mail
- Pessoa física: CPF completo, nome, endereço completo e e-mail
Dados errados no destinatário são a principal causa de rejeição pela SEFAZ. Um dígito errado no CNPJ, um CEP que não bate com o município — qualquer inconsistência gera rejeição.
Se o cliente é recorrente, cadastre-o uma vez no sistema e reutilize nas próximas emissões. Isso economiza tempo e reduz erros de digitação.
Passo 4: Adicione os produtos
Este é o passo mais detalhado. Para cada item da nota, você precisa informar:
- Identificação: Código interno (SKU) e descrição clara do produto. Seja específico na descrição: "Notebook Dell Inspiron 15 i5 8GB 256GB SSD" é muito melhor que apenas "Notebook"
- Classificação fiscal: NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul, 8 dígitos que classificam o produto fiscalmente) e CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações — ex: 5.102 para venda dentro do estado, 6.102 para venda interestadual)
- Quantidade e valores: Unidade de medida (UN, KG, PC, CX, MT), quantidade e valor unitário. O sistema calcula o valor total automaticamente
- Tributação: CST ou CSOSN (código da situação tributária), alíquotas de ICMS, IPI e PIS/COFINS, e base de cálculo
A tributação é a parte que mais gera dúvidas. Cada produto pode ter uma combinação diferente de CST, alíquotas e regras fiscais. O ideal é ter uma tabela de tributação pronta, definida previamente com seu contador, para consultar rapidamente ao emitir NFe.
Em sistemas integrados, a tributação é configurada uma vez no cadastro do produto e aplicada automaticamente em cada nota.
Passo 5: Informe pagamento e cobrança
- Forma de pagamento: Dinheiro, cartão de crédito, cartão de débito, boleto bancário, PIX, transferência bancária
- Condição: A vista ou parcelado. Se parcelado, informe o número de parcelas, valores e datas de vencimento
- Valor total: Confira se está correto: soma dos produtos + frete + outras despesas - descontos
- Duplicatas: Se o pagamento é a prazo, gere as duplicatas com números, vencimentos e valores correspondentes
Passo 6: Configure o transporte
Se a mercadoria vai ser transportada, preencha os dados de frete:
- Modalidade do frete:
- 0 - CIF (por conta do emitente — você paga)
- 1 - FOB (por conta do destinatário — cliente paga)
- 2 - Por conta de terceiros
- 9 - Sem frete (retirada no local, produto digital)
- Transportadora (quando houver): Razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço, placa do veículo e RNTC
- Volumes: Quantidade de volumes, espécie (caixa, pallet, saco), peso bruto e peso líquido em quilogramas
Se não há transporte físico (cliente retira no local ou é produto digital), marque "Sem frete" e siga para o próximo passo.
Passo 7: Adicione informações complementares
A NFe tem dois campos de texto livre:
- Informações de interesse do fisco: Mensagens sobre regime tributário, substituição tributária e textos exigidos pela legislação. Na maioria dos sistemas, essas informações são preenchidas automaticamente
- Informações complementares: Número do pedido de compra do cliente, ordem de serviço, condições de garantia, observações sobre entrega e qualquer dado relevante para o destinatário
Use as informações complementares a seu favor — é um espaço que o cliente vai ler.
Passo 8: Revise todos os dados
Antes de transmitir, confira cada grupo de informações:
- Destinatário: Nome/razão social correto, CNPJ/CPF válido, endereço completo
- Produtos: Descrição clara, quantidades e preços corretos, NCM adequado
- Valores: Total bate com o combinado, descontos aplicados, frete incluído
- Tributação: CFOP adequado para a operação, alíquotas corretas, CST/CSOSN certo
- Pagamento: Forma correta, parcelas certas (se parcelado)
Erros detectados agora são fáceis de corrigir. Depois da autorização, correções envolvem cancelamento, carta de correção ou nota complementar — muito mais trabalho.
Passo 9: Transmita para a SEFAZ
Clique em "Transmitir", "Enviar" ou "Autorizar" (o nome varia conforme o sistema). O processo é automático:
- O sistema gera o arquivo XML da NFe
- Assina digitalmente com seu certificado
- Envia para a SEFAZ do estado
- A SEFAZ faz validações automáticas
- Se tudo estiver correto, autoriza a NFe
- Retorna o protocolo de autorização
- O sistema atualiza a nota com o protocolo
O tempo de resposta é de 2 a 10 segundos. Em horários de pico ou instabilidade da SEFAZ, pode demorar um pouco mais.
Resultados possíveis:
- Autorizada: NFe aceita e válida. Pode prosseguir com envio e impressão
- Rejeitada: Há erro nos dados. Leia a mensagem de rejeição, corrija o problema e transmita novamente
- Denegada: Problema fiscal grave (CNPJ do emissor ou destinatário irregular). Resolva a pendência antes de tentar novamente
- Timeout: SEFAZ não respondeu no prazo. Tente novamente em alguns minutos
Passo 10: Imprima o DANFE e envie ao cliente
Após a autorização:
- Imprima o DANFE — Documento auxiliar que acompanha a mercadoria durante o transporte. É obrigatório quando há circulação física de produtos
- Envie por e-mail — Mande o XML da NFe e o PDF do DANFE ao cliente. Se for pagamento por boleto, inclua o boleto junto
- Guarde o XML — Salve em local seguro. É obrigatório manter o arquivo XML por pelo menos 5 anos
Configure o sistema para enviar o e-mail automaticamente após a autorização. Isso agiliza o processo e evita esquecimentos.
Dados obrigatórios na emissão de NFe
A SEFAZ exige o preenchimento correto de diversos campos para autorizar a nota fiscal eletrônica. Se qualquer campo obrigatório estiver faltando ou incorreto, a nota será rejeitada.
- Sobre o emitente: CNPJ, razão social, inscrição estadual, endereço completo e regime tributário
- Sobre o destinatário: CNPJ ou CPF, razão social ou nome, endereço completo com município e UF
- Sobre os produtos: Código, descrição, NCM, CFOP, unidade de medida, quantidade, valor unitário, valor total e tributação completa (ICMS, IPI, PIS, COFINS)
- Sobre a operação: Natureza da operação, data de emissão, data de saída, finalidade e forma de pagamento
- Sobre o transporte: Modalidade do frete é sempre obrigatória. Dados da transportadora e informações de volumes são obrigatórios quando houver transporte
Quais os erros mais comuns ao emitir NFe e como resolver?
As rejeições mais frequentes têm poucas causas: documento do destinatário divergente da base da SEFAZ, NCM inexistente ou desativado, CFOP incompatível com a operação, CST ou CSOSN que não corresponde ao regime da empresa e indicador de consumidor final marcado errado. Cada uma tem um código próprio:
Rejeição 204: CPF/CNPJ do destinatário inválido
Dígito verificador errado, número inexistente ou formatação incorreta. Verifique o número no site da Receita Federal e peça ao cliente para confirmar o documento.
Rejeição 226: CNPJ do destinatário não cadastrado na SEFAZ
O CNPJ existe na Receita Federal mas não está cadastrado na SEFAZ do estado. Confirme com o cliente se ele tem inscrição estadual ativa. Se for contribuinte isento, indique isso na nota.
Rejeição 324: CEP diverge do município
O CEP informado não pertence ao município do destinatário. Consulte o CEP correto nos Correios e atualize o cadastro do cliente.
Rejeição 539: CFOP não permitido para a operação
CFOP incompatível com a natureza da operação — por exemplo, usar CFOP de entrada em nota de saída, ou CFOP de venda interestadual para operação dentro do estado. Revise a tabela de CFOPs ou consulte seu contador.
Rejeição 777-778: Divergência de cálculo de imposto
O valor do ICMS calculado (base de cálculo x alíquota) não bate com o valor informado. A solução mais segura é deixar o sistema calcular automaticamente. Se estiver calculando manualmente, revise as alíquotas e verifique regras de redução de base.
Rejeição 890: Certificado digital vencido
O certificado usado na transmissão está fora da validade. Renove imediatamente junto à Autoridade Certificadora. Para evitar, configure alertas 30 dias antes do vencimento e comece a renovação com pelo menos 15 dias de antecedência.
Valores inconsistentes
A soma dos produtos não bate com o valor total da nota. Geralmente acontece quando frete, descontos ou despesas acessórias não foram considerados no cálculo. O valor total correto é: produtos + frete + outras despesas - descontos.
NCM incorreto ou genérico
O código NCM não corresponde ao produto vendido, ou foi usado um código genérico. Consulte a tabela NCM oficial no site do Siscomex e use o código mais específico possível. Por exemplo: "8517.62.55" (smartphone) é muito mais correto que "8517.00.00" (equipamento telefônico genérico).
A maioria desses erros é evitada com cadastros corretos e com um sistema que calcula a tributação automaticamente.
O que fazer após emitir a NFe?
Vale conhecer também como automatizar emissão de NFe e como baixar XML da SEFAZ.
Autorizada a nota, restam três obrigações: enviar DANFE e XML ao cliente, guardar o XML autorizado pelo prazo legal de cinco anos e conferir se a operação baixou o estoque e gerou o recebimento. O XML é o documento fiscal de verdade — o DANFE é só a representação impressa:
Confirme o envio ao cliente
Verifique se o cliente recebeu o XML da NFe, o PDF do DANFE e o boleto (se aplicável). Em vendas importantes, peça confirmação de recebimento por e-mail ou telefone.
Imprima e separe o DANFE
Se vai haver transporte de mercadoria, imprima o DANFE e separe para acompanhar a carga. Confira se está legível — especialmente o código de barras e a chave de acesso de 44 dígitos. DANFE ilegível pode causar problemas na fiscalização de trânsito.
Atualize os controles internos
Dê baixa nos produtos vendidos no estoque, lance o valor no contas a receber (ou registre o recebimento se for à vista), atualize o status do pedido como "faturado" e registre que a nota foi emitida para a expedição separar o produto.
Em sistemas integrados, tudo isso acontece automaticamente após a autorização.
Faça backup do XML
Guarde o XML em local seguro e organizado: pasta no computador por ano/mês, nuvem (Google Drive, OneDrive) ou servidor da empresa. A obrigação legal é manter os XMLs por pelo menos 5 anos.
Envie os XMLs ao contador
Combine com seu contador a periodicidade de envio — semanal, mensal ou automático. Alguns contadores têm acesso ao sistema e baixam os XMLs diretamente.
Acompanhe a entrega
Se houver transporte, informe o código de rastreio ao cliente e acompanhe até a confirmação de recebimento.
Quanto tempo leva para emitir uma NFe?
O tempo depende quase inteiramente do cadastro. Com produtos e clientes já cadastrados e tributação definida, a emissão leva menos de um minuto. Preenchendo tudo manualmente num emissor avulso, passa de dez. Quem está emitindo pela primeira vez leva bem mais, porque o tempo vai na configuração, não na nota:
- Primeira vez (aprendendo): 20 a 30 minutos por nota. É normal — há muitos campos e códigos para entender
- Com prática (digitação manual): 5 a 10 minutos. Você já conhece os campos e os códigos mais usados
- Com sistema integrado: Cerca de 30 segundos. Os dados já estão cadastrados e a nota é gerada a partir da venda
- Com automação total: Zero. O sistema emite a nota fiscal eletrônica automaticamente após registrar a venda
A grande diferença está na preparação: sem sistema integrado, você precisa digitar todos os dados manualmente a cada nota — cliente, produtos, tributação, cálculos. Com ERP integrado, essas informações já estão cadastradas e a nota é gerada automaticamente.
Para empresas que emitem várias notas por dia, essa diferença representa horas de economia por mês.
Dicas para agilizar a emissão de NFe
Mantenha cadastros atualizados
Clientes com dados completos e produtos com NCM, CFOP e tributação definidos. A maior parte do tempo de emissão é gasta preenchendo dados que poderiam estar pré-cadastrados.
Use modelos para operações recorrentes
Configure templates no sistema para os tipos de operação que você faz com frequência: venda simples, devolução, transferência entre filiais. Cada modelo já vem com natureza, CFOP e tributação padrão.
Automatize cálculos e envios
Deixe o sistema calcular impostos automaticamente, enviar e-mails após autorização e dar baixa no estoque de forma instantânea. Quanto menos etapas manuais, menos chance de erro.
Tenha um contador de confiança
Um bom relacionamento com o contador agiliza dúvidas sobre tributação, evita problemas fiscais e garante que os códigos CST/CFOP estejam corretos para cada operação.
Teste em homologação antes de operar
Todas as SEFAZs têm ambiente de teste (homologação) onde você pode emitir notas de teste sem consequências fiscais. Use para aprender o processo, testar novos produtos e treinar a equipe.
Renove o certificado com antecedência
Configure alertas 30 dias antes do vencimento e comece a renovação com pelo menos 15 dias de antecedência. Ficar sem certificado válido paralisa completamente a emissão.
Perguntas frequentes sobre como emitir nota fiscal eletrônica
Quanto custa para emitir NFe?
O custo direto envolve o certificado digital (R$ 150 a R$ 400/ano) e o sistema emissor (R$ 0 no gratuito a R$ 300/mês em um ERP completo). A SEFAZ não cobra nada pela emissão em si — a transmissão e autorização são gratuitas.
Preciso ser contador para emitir NFe?
Não. Qualquer pessoa pode fazer a emissão, desde que a empresa esteja regularizada e tenha certificado digital. Porém, é fundamental ter o suporte de um contador para definir a tributação correta (CST, CFOP, alíquotas) e evitar problemas fiscais.
Posso emitir NFe sem certificado digital?
Não para NFe (modelo 55). O certificado digital é obrigatório para emitir nota fiscal eletrônica. Alguns estados permitem emitir NFCe (modelo 65) sem certificado, mas isso varia conforme a legislação estadual.
Quanto tempo após a venda posso emitir a NFe?
Tecnicamente, a NFe deve ser emitida antes da saída da mercadoria. Na venda com entrega, emita antes de despachar. Na venda presencial, emita no ato. Não deixe para emitir dias depois — além de ser irregular, pode causar problemas se houver fiscalização durante o transporte.
Posso cancelar uma NFe após emitir?
Sim, dentro de 24 horas e desde que a mercadoria ainda não tenha sido entregue ao destinatário. Depois de 24 horas ou após a entrega, o cancelamento não é mais possível — nesse caso, é necessário emitir nota de devolução.
E se eu errei algum dado na NFe?
Depende do momento e do tipo de erro. Antes de transmitir, basta corrigir e enviar. Depois de autorizada: se for erro pequeno (descrição, observações), use Carta de Correção Eletrônica (CC-e). Se for erro em valor, quantidade ou destinatário, cancele e emita nova nota. Se já passou de 24 horas, emita nota complementar ou de ajuste conforme orientação do contador.
Posso emitir NFe no celular?
Sim, se o sistema tiver versão responsiva ou aplicativo dedicado. Porém, a tela pequena dificulta a visualização de tantos campos, e conectar certificado A3 pode ser complicado. Funciona bem para emergências, mas não é recomendado para rotina diária.
A NFe tem numeração sequencial?
Sim. A numeração da NFe é sequencial por série e não pode pular números. Se houver lacuna na sequência (por exemplo, números 100, 101, 103 — faltou o 102), é necessário inutilizar a numeração não utilizada junto à SEFAZ.
Preciso arquivar o DANFE impresso?
Não. A obrigação legal é guardar o arquivo XML digital por 5 anos. O DANFE impresso pode ser descartado após a escrituração contábil da competência estar concluída. Se você tem o XML guardado, o papel é dispensável.
Conclusão
Como emitir nota fiscal eletrônica é um processo que, na essência, se resume a quatro pilares: empresa regularizada, certificado digital válido, sistema emissor configurado e cadastros organizados. Com esses requisitos atendidos, as 10 etapas do passo a passo se tornam naturais e rápidas.
O ponto que mais impacta na eficiência é a escolha do sistema. Emissores básicos exigem digitação manual completa a cada nota, o que consome tempo e multiplica erros. Sistemas integrados capturam os dados da venda automaticamente e geram a nota em segundos, eliminando retrabalho e reduzindo drasticamente as rejeições.
Para quem está começando, o conselho mais importante é: monte a tributação correta com seu contador antes de emitir a primeira nota. Com a base fiscal bem configurada, todo o resto flui naturalmente.
Como o Berga facilita a emissão de NFe?
No Berga a nota é gerada a partir da venda já registrada: cliente, itens e tributação vêm do cadastro, e a regra fiscal é aplicada conforme o produto e o estado de destino. Autorizada, ela baixa o estoque e cria o recebimento no financeiro, sem passo manual entre uma coisa e outra:
- Nota fiscal gerada automaticamente a partir da venda, sem redigitar dados
- Tributação calculada pelo sistema (ICMS, IPI, PIS, COFINS) conforme o cadastro dos produtos
- XML enviado por e-mail ao cliente imediatamente após a autorização
- DANFE gerado em formato profissional, pronto para impressão
- Backup automático de todos os XMLs em nuvem
- Estoque, financeiro e contabilidade atualizados instantaneamente após a emissão
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