Como Cadastrar Itens, Produtos e Serviços

O cadastro de itens é onde você registra os produtos e serviços que a empresa vende, compra ou utiliza. Item bem cadastrado agiliza a emissão de nota fiscal, o controle de estoque e o registro de venda — e evita a maior parte das rejeições da SEFAZ.

Antes de começar

• Saber se o item é produto ou serviço: o tipo muda os campos que aparecem
• Para produto que sai em NF-e, ter o NCM em mãos
• Ter o preço de venda; o custo pode entrar depois, pela compra

Passo a passo

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   No menu lateral, acesse Cadastros → Itens.
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   Clique em Adicionar Item ou pressione N.
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   Em Identificação, preencha o Nome e confira o Status (nasce Ativo).
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   Em Classificação, escolha o Tipo. É ele que define o resto do formulário — ao escolher Serviço, os campos de estoque, dimensões, código de barras, NCM e CEST somem.
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   Em Preços e Custos, informe o Preço de Venda.
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   Em Unidades de Medida, confira a Unidade Comercial (padrão Unidade).
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   Sendo produto para nota fiscal, abra Tributação e informe o NCM. Com o NCM preenchido, o sistema pode sugerir a regra tributária automaticamente.
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   Se controla estoque, abra Estoque e defina Estoque Mínimo, Localização e o alerta.
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   Clique em Salvar ou pressione Enter.

Resultado esperado

O item aparece na listagem e passa a ser encontrado na busca de venda, compra e nota fiscal. Se o controle de estoque estiver ligado, ele já começa a movimentar saldo nas próximas operações.

Os campos, seção a seção

Identificação

• Nome: como o item aparece em vendas, compras e notas. Obrigatório
• Status: Ativo ou Inativo. Inativo fica oculto sem apagar histórico. Obrigatório
• ID Auxiliar: código interno da empresa. O botão Gerar sugere um automaticamente. Opcional
• Código de Barras: número da embalagem. Não aparece para serviços
• Referência: identificação adicional. Opcional

Classificação

• Tipo: Produto, Produto com Variação, Kit, Serviço, Matéria Prima, Produto Acabado, Material de Consumo, Ativo Fixo e Outros. Obrigatório
• Plano de Contas: classificação contábil. Opcional
• Categoria e Marca: agrupam itens similares para busca e relatório. Opcionais

Preços e Custos

• Preço de Venda: valor unitário. Obrigatório
• Tabela de Preços: vincula o item a uma tabela cadastrada. Opcional
• Preço de Custo: custo unitário para cálculo de margem. Opcional
• Método de Custo: como o custo é recalculado a cada compra — Média Ponderada (padrão), Média Ponderada Móvel, FIFO, LIFO, Específico ou Padrão

Unidades de Medida

• Unidade Comercial: como o item é vendido e comprado. Obrigatório, padrão Unidade
• Unidade Tributável: usada em documento fiscal, em geral igual à comercial
• Habilitar Conversão de Unidades: marque quando a unidade de venda difere da tributável; libera o Fator de Conversão
• Item de balança: para produto pesado em balança. Não aparece para serviços

Tributação

• Regra Tributária: vincula o cálculo de impostos ao item. Opcional
• NCM: 8 dígitos, classifica o produto fiscalmente. Necessário para emitir NF-e
• CEST: 7 dígitos, para produto com substituição tributária

Estoque (não aparece para serviços)

• Estoque Mínimo e Máximo: limites para alerta e para controle de excesso
• Localização: local de armazenamento padrão
• Controlar estoque: marcado por padrão. Desmarque para item de uso e consumo, como luva ou combustível
• Habilitar Alerta de Estoque: notifica quando o mínimo é atingido

Dimensões e Peso (não aparece para serviços)

Altura, Largura, Profundidade, Número de Volumes, Peso Líquido e Peso Bruto — usados em nota de transporte e cálculo de frete.

Informações Adicionais

Vida útil (dias), Descrição (pode sair em orçamento) e Observações internas, que não saem em documento externo.

Como editar um item

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   Na listagem, clique nos três pontos da coluna de ações.
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   Selecione Editar.

No modo de edição aparecem seções extras, conforme o item:

• Imagens: JPEG, PNG ou WebP, até 10 MB cada. Dá para reordenar, definir a principal e excluir
• Mapeamentos de Fornecedores: fornecedores vinculados, com código, unidade e fator de conversão. Os vínculos nascem ao registrar compras
• Componentes do Kit: para itens do tipo Kit
• Variações: para itens do tipo Produto com Variação

Como ver o histórico de custos

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   Na listagem, clique nos três pontos da coluna de ações.
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   Selecione Histórico de custos.

A tela mostra o custo de compra ao longo do tempo — útil para formar preço de venda. No topo, quatro indicadores:

Abaixo ficam as compras concluídas que formam o custo. Clicando em uma delas, você vê a composição da entrada — produto mais frete, IPI, ICMS-ST e outras despesas. É por isso que um item cujo produto "custa" R$ 9,00 pode ter custo real de R$ 11,00.

Só compras concluídas entram no histórico, porque é quando o custo fecha e passa a valer. A opção aparece para produtos e itens de estoque (não em serviços e kits) e exige permissão para ver preço de custo.

Como encontrar um item

Os filtros acima da tabela buscam por Nome, ID Auxiliar, Código de Barras, Referência, Localização, Tipo, Unidade e Status, com seletor de ordenação ao lado. No topo da página, quatro cartões resumem Total de Itens, Ativos, Inativos e Tipo.

Como excluir um item

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   Na listagem, clique nos três pontos e selecione Excluir.
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   Confirme no modal.

Item com histórico de movimentação: prefira inativar. Altere o Status para Inativo — o histórico é preservado e dá para reativar quando quiser.

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