Como criar e gerenciar eventos no Berga

Para criar um evento, clique em Novo evento em Vendas › Eventos, preencha os dados, os lotes de ingressos e as regras de inscrição, salve e publique. O evento nasce como Rascunho e abre as inscrições quando você clica em Publicar. Serve para workshops, treinamentos, conferências, cursos, cultos e celebrações.

Este é o primeiro de três artigos sobre eventos. Os outros dois são Como vender ingressos e receber inscrições de um evento e Como fazer check-in e controlar a presença num evento.

Passo a passo

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   Acesse Vendas › Eventos e clique em Novo evento.

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   Em Dados do Evento, preencha o título, o tipo, o local e as datas de início e de término.

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   Em Lotes e Preços, clique em Adicionar lote e crie um lote para cada preço ou público, como adulto e criança.

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   Em Capacidade e Inscrições, marque Requer inscrições online e Permitir inscrição pública. Para receber no cartão, marque também Aceitar pagamento com cartão de crédito.

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   Clique em Salvar. O evento fica em Rascunho.

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   No menu de três pontos do evento, clique em Publicar e confirme.

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   Clique em Copiar link público e divulgue o link de inscrição.

Resultado esperado

O evento aparece na lista como Agendado, e o link público abre a página de inscrição com os lotes à venda.

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O que Você Vê na Tela

Na parte superior há quatro cards de resumo:

• Total de Eventos: quantidade total de eventos cadastrados

• Agendados: quantidade de eventos agendados e confirmados

• Em Andamento: quantidade de eventos acontecendo no momento

• Participantes: quantidade total de participantes em todos os eventos e o percentual médio de ocupação

Abaixo dos cards há uma barra de filtros com os seguintes campos:

• Buscar: pesquisa por título ou local do evento

• Tipo de Evento: filtra por Workshop, Seminário, Conferência, Treinamento, Webinar, Networking, Lançamento de Produto, Culto/Celebração, Reunião, Summit, Retiro, Curso ou Outro

• Status: filtra pela situação atual do evento

• Aceita Inscrições: filtra entre eventos que aceitam ou não aceitam inscrições

• Período, Data Início e Até: filtra por intervalo de datas. Por padrão, a lista mostra todos os períodos

• Ordenação: ordena por título, tipo, data de início, data de fim, status ou número de participantes

A tabela exibe as colunas: Evento, Tipo, Local, Organizador, Status, Data, Ocupação e Inscrições. Para criar um novo evento, clique em Novo evento ou pressione a tecla N.

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Como Criar um Evento

Clique em Novo evento para abrir o formulário. Ele está dividido em cinco seções:

Dados do Evento

• Título: nome do evento. Mínimo de 3 caracteres. Campo obrigatório

• Tipo de Evento: selecione o tipo que melhor descreve o evento. Campo obrigatório

• Local: nome ou endereço onde o evento acontece. Campo obrigatório

• Organizador: selecione a pessoa responsável pela organização. Campo opcional

• Data de Início: data e hora em que o evento começa. Campo obrigatório

• Data de Término: data e hora em que o evento termina. Deve ser posterior à data de início. Campo obrigatório

• Condição de Pagamento: selecione a condição de pagamento caso o evento seja pago

• Descrição: texto explicando o evento para os participantes. Campo opcional

Lotes e Preços

Nessa seção você configura os lotes de ingressos. Lotes permitem definir preços diferentes por período, como ingresso antecipado, valor regular e último lote, ou por público, como adulto e criança.

Clique em Adicionar Lote para incluir um lote. Para cada lote, preencha:

• Nome do Lote: identificação do lote, como "1º Lote" ou "Early Bird"

• Preço: valor do ingresso nesse lote

• Quantidade Máxima: limite de ingressos disponíveis nesse lote

• Início das Vendas e Fim das Vendas: período em que esse lote fica disponível para compra

• Descrição: texto de divulgação do lote, como "Desconto de 30% para os primeiros 50 inscritos"

Você pode criar quantos lotes quiser. Para remover um lote, clique no ícone de lixeira.

Com mais de um lote à venda, quem se inscreve escolhe quantos ingressos quer de cada um na mesma inscrição. Veja como funciona em Como vender ingressos e receber inscrições de um evento.

Capacidade e Inscrições

Nessa seção você define como as inscrições funcionam para o evento. Estas opções estão disponíveis:

• Requer inscrições online: quando marcado, exibe os campos de capacidade total e prazo para inscrições. A capacidade total define o limite máximo de participantes. Deixar em branco significa capacidade ilimitada. Cada ingresso ocupa uma vaga: uma compra de 5 ingressos ocupa 5. O prazo para inscrições define até quando as inscrições ficam abertas

• Aceitar pagamento com cartão de crédito: aparece quando o evento requer inscrições online. Marque para o participante poder pagar no cartão e escolha em Máximo de parcelas em quantas vezes ele pode parcelar. Sem essa opção, o pagamento é só por Pix

• Permitir inscrição pública: quando marcado, qualquer pessoa pode se inscrever no evento sem precisar de convite

• Controlar presença por sessão/dia: útil para cursos e eventos de vários dias, onde a presença é registrada em cada sessão separadamente. Veja em Como fazer check-in e controlar a presença num evento

Quando o evento não requer inscrições online, aparece o campo Total de Participantes para registrar a quantidade após o evento.

A página de inscrição do evento e o seu site não mostram quantas vagas já foram preenchidas. Quando restam 20% das vagas ou menos, aparece o aviso "Últimas vagas", e quando um lote acaba, ele aparece como "Esgotado". Você acompanha a ocupação completa na tela do evento, no card de ocupação e na aba de inscrições.

Informações Internas

Seção colapsável com campos visíveis apenas para a equipe organizadora:

• Detalhes da Programação: campo de texto com formatação para descrever a agenda do evento

• Checklist: campo de texto com formatação para registrar tarefas e lembretes

• Notas Internas: observações sobre o evento que só os organizadores veem

• Observações: anotações gerais sobre o evento

Imagens

Seção colapsável com dois campos para endereços de imagens:

• Imagem/Capa: endereço da imagem principal do evento

• Banner: endereço do banner de divulgação

Após preencher o formulário, clique em Salvar para criar o evento com status Rascunho.

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Situações do Evento

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Ações Disponíveis na Lista

O menu de três pontos em cada linha da tabela exibe:

• Ver detalhes: abre a tela completa do evento. Sempre disponível

• Editar evento: disponível para eventos em Rascunho ou Agendado

• Copiar Link Público: copia o endereço de inscrição para compartilhar. Disponível para eventos já publicados

• Enviar por WhatsApp: abre a janela para mandar uma mensagem aos inscritos. Disponível para eventos já publicados

• Publicar: muda o evento de Rascunho para Agendado e abre as inscrições. Uma janela de confirmação é exibida antes

• Excluir evento: remove o evento permanentemente. Disponível apenas para eventos em Rascunho

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Dentro do Evento

Ao clicar em Ver detalhes, a tela do evento abre com três cards informativos no topo mostrando data de início, duração e ocupação atual. Abaixo há seis abas: Visão Geral, Participantes, Programação, Lotes, Cupons e Escalas. As abas Participantes, Lotes e Cupons estão em Como vender ingressos e receber inscrições de um evento. As abas Programação e Escalas estão em Como fazer check-in e controlar a presença num evento.

Visão Geral

Exibe a descrição, a programação, o checklist, as notas internas e as observações do evento. Também mostra se o evento requer inscrições, se o controle de presença é por sessão e se as inscrições são públicas.

No canto superior direito, o menu de três pontos reúne as ações do evento:

• Editar evento: abre o formulário para alteração dos dados

• Publicar: disponível enquanto o evento está em Rascunho

• Copiar link público: disponível para eventos já publicados

• Enviar por WhatsApp: manda uma mensagem aos inscritos. Veja como em Como vender ingressos e receber inscrições de um evento

• Cancelar evento: disponível enquanto o evento não foi finalizado nem cancelado. Uma janela solicita o motivo do cancelamento, que é opcional

Abaixo fica o quadro Certificados, onde você configura o modelo do certificado, emite para os inscritos confirmados e envia por WhatsApp. Veja o passo a passo em Como emitir e enviar certificados de evento por WhatsApp.

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Casos de Uso Práticos

• Empresa que realiza treinamentos mensais e precisa controlar as inscrições e limitar vagas

• Igreja que abre um culto especial com almoço e cobra por faixa de idade, com um lote para adultos e outro para crianças

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• Como Cadastrar Condições de Pagamento

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