Eventos - Como Criar e Gerenciar Eventos no Berga

O módulo de Eventos permite criar e gerenciar eventos da sua empresa, como workshops, treinamentos, conferências e cursos. Você controla as inscrições, define lotes de ingressos com preços e prazos diferentes, registra a presença dos participantes por sessão e cria cupons de desconto para divulgação.

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O que Você Vê na Tela

Na parte superior há quatro cards de resumo:

• Total de Eventos: quantidade total de eventos cadastrados

• Agendados: quantidade de eventos agendados e confirmados

• Em Andamento: quantidade de eventos acontecendo no momento

• Total de Participantes: quantidade total de participantes em todos os eventos e o percentual médio de ocupação

Abaixo dos cards há uma barra de filtros com os seguintes campos:

• Buscar: pesquisa por título ou local do evento

• Tipo de Evento: filtra por Workshop, Seminário, Conferência, Treinamento, Webinar, Networking, Lançamento de Produto, Culto/Celebração, Reunião, Summit, Retiro, Curso ou Outro

• Status: filtra pela situação atual do evento

• Aceita Inscrições: filtra entre eventos que aceitam ou não aceitam inscrições

• Período, Data Início e Até: filtra por intervalo de datas. Por padrão carrega o mês atual

• Ordenação: ordena por título, tipo, data de início, data de fim, status ou número de participantes

A tabela exibe as colunas: Evento, Tipo, Local, Organizador, Status, Data, Ocupação e Inscrições. Para criar um novo evento, clique em Novo Evento ou pressione a tecla N.

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Como Criar um Evento

Clique em Novo Evento para abrir o formulário. Ele está dividido em cinco seções:

Dados do Evento

• Título: nome do evento. Mínimo de 3 caracteres. Campo obrigatório

• Tipo de Evento: selecione o tipo que melhor descreve o evento. Campo obrigatório

• Local: nome ou endereço onde o evento acontece. Campo obrigatório

• Organizador: selecione a pessoa responsável pela organização. Campo opcional

• Data de Início: data e hora em que o evento começa. Campo obrigatório

• Data de Término: data e hora em que o evento termina. Deve ser posterior à data de início. Campo obrigatório

• Condição de Pagamento: selecione a condição de pagamento caso o evento seja pago

• Descrição: texto explicando o evento para os participantes. Campo opcional

Lotes e Preços

Nessa seção você configura os lotes de ingressos. Lotes permitem definir preços diferentes por período, como ingresso antecipado, valor regular e último lote.

Clique em Adicionar Lote para incluir um lote. Para cada lote, preencha:

• Nome do Lote: identificação do lote, como "1º Lote" ou "Early Bird"

• Preço: valor do ingresso nesse lote

• Quantidade Máxima: limite de ingressos disponíveis nesse lote

• Início das Vendas e Fim das Vendas: período em que esse lote fica disponível para compra

• Descrição: texto de divulgação do lote, como "Desconto de 30% para os primeiros 50 inscritos"

Você pode criar quantos lotes quiser. Para remover um lote, clique no ícone de lixeira.

Capacidade e Inscrições

Nessa seção você define como as inscrições funcionam para o evento. Três opções estão disponíveis:

• Requer inscrições online: quando marcado, exibe os campos de capacidade total e prazo para inscrições. A capacidade total define o limite máximo de participantes. Deixar em branco significa capacidade ilimitada. O prazo para inscrições define até quando as inscrições ficam abertas

• Permitir inscrição pública: quando marcado, qualquer pessoa pode se inscrever no evento sem precisar de convite

• Controlar presença por sessão/dia: útil para cursos e eventos de vários dias, onde a presença é registrada em cada sessão separadamente

Quando o evento não requer inscrições online, aparece o campo Total de Participantes para registrar a quantidade após o evento.

Informações Internas

Seção colapsável com campos visíveis apenas para a equipe organizadora:

• Detalhes da Programação: campo de texto com formatação para descrever a agenda do evento

• Checklist: campo de texto com formatação para registrar tarefas e lembretes

• Notas Internas: observações sobre o evento que só os organizadores veem

• Observações: anotações gerais sobre o evento

Imagens

Seção colapsável com dois campos para endereços de imagens:

• Imagem/Capa: endereço da imagem principal do evento

• Banner: endereço do banner de divulgação

Após preencher o formulário, clique em Salvar para criar o evento com status Rascunho.

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Situações do Evento

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Ações Disponíveis na Lista

O menu de três pontos em cada linha da tabela exibe:

• Ver Detalhes: abre a tela completa do evento. Sempre disponível

• Editar Evento: disponível para eventos em Rascunho ou Agendado

• Copiar Link Público: copia o endereço de inscrição para compartilhar. Disponível para eventos já publicados

• Publicar: muda o evento de Rascunho para Agendado e abre as inscrições. Uma janela de confirmação é exibida antes

• Excluir Evento: remove o evento permanentemente. Disponível apenas para eventos em Rascunho

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Dentro do Evento

Ao clicar em Ver Detalhes, a tela do evento abre com quatro cards informativos no topo mostrando data de início, duração, local e ocupação atual. Abaixo há cinco abas:

Visão Geral

Exibe a descrição, a programação, o checklist, as notas internas e as observações do evento. Também mostra se o evento requer inscrições, se o controle de presença é por sessão e se as inscrições são públicas.

No canto superior direito da tela há os botões:

• Publicar: disponível enquanto o evento está em Rascunho

• Cancelar: disponível enquanto o evento não foi finalizado nem cancelado. Uma janela solicita o motivo do cancelamento, que é opcional

• Editar: abre o formulário para alteração dos dados

Participantes

Exibe quatro contadores no topo: total, confirmados, compareceram e pendentes.

Você pode filtrar os participantes por nome, e-mail, situação ou função.

Cada participante aparece com nome, e-mail, função, data de inscrição e situação. Para gerenciar um participante, clique no menu de três pontos ao lado do nome:

• Editar: altera a situação, a função e as observações do participante

• Confirmar: muda a situação para Confirmado. Disponível para participantes Pendentes

• Cancelar Inscrição: cancela a inscrição do participante

• Remover: exclui o participante do evento

As situações possíveis de um participante são: Pendente, Confirmado, Compareceu, Não Compareceu e Cancelado.

As funções disponíveis são: Participante, Palestrante, Organizador, Patrocinador, Voluntário e Estudante.

Programação

Nessa aba você cria e gerencia as sessões do evento. Sessões são úteis para eventos de vários dias ou com atividades paralelas.

Clique em Adicionar Sessão para criar uma sessão. Para cada sessão, preencha:

• Título: nome da sessão. Campo obrigatório

• Descrição: texto explicando a sessão

• Início e Término: data e hora da sessão. Campos obrigatórios

• Ordem: posição da sessão na programação

• Local: local específico da sessão, quando diferente do evento

• Controlar presença nesta sessão: quando ativado, permite registrar a presença dos participantes nessa sessão individualmente

• Notas: observações internas da sessão

Para cada sessão com controle de presença ativado, o menu exibe:

• Fazer Registro de Entrada: abre um campo para digitar ou escanear o código do participante e registrar a presença

• Registrar Presenças: abre a lista completa de participantes para marcar presença, atraso, ausência ou falta justificada. Também permite marcar todos como presentes ou todos como ausentes de uma vez

• Ver Presença: exibe a lista de participantes com as presenças já registradas, sem permitir edição

O botão Registrar Presenças no topo da aba abre a mesma funcionalidade para todas as sessões juntas.

Lotes

Exibe os lotes criados no momento do cadastro e permite adicionar novos. Cada lote mostra nome, preço, quantidade vendida e disponível, período de vendas e situação.

As situações possíveis de um lote são:

• Aguardando: o período de vendas ainda não começou

• Aberto: vendas em andamento

• Esgotado: quantidade máxima atingida

• Encerrado: período de vendas finalizado

Para gerenciar um lote, clique no menu de três pontos: Editar ou Excluir.

Cupons

Nessa aba você cria códigos de desconto para o evento. Clique em Criar Cupom para abrir o formulário.

Para cada cupom, preencha:

• Código: sequência de letras e números em maiúsculo. Clique em Gerar para criar um código automático de 8 caracteres. Campo obrigatório na criação

• Descrição: texto explicando o cupom, como "Desconto para alunos"

• Tipo de Desconto: Percentual ou Valor Fixo

• Valor: percentual ou valor do desconto conforme o tipo escolhido

• Limite de Usos: quantidade total de vezes que o cupom pode ser usado. Deixar em branco para uso ilimitado

• Limite por Pessoa: quantidade máxima de usos por participante

• Válido a partir de e Válido até: período de validade do cupom

• Compra Mínima: valor mínimo da compra para o cupom ser aplicado. Deixar em branco para não ter mínimo

Cada cupom exibe o código, a situação, o tipo e valor do desconto e o histórico de usos. Clique no código ou no ícone de copiar para copiar para a área de transferência.

As situações possíveis de um cupom são: Ativo, Inativo, Expirado e Esgotado.

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Casos de Uso Práticos

• Empresa que realiza treinamentos mensais e precisa controlar as inscrições, limitar vagas e registrar quem compareceu em cada turma

• Evento de dois dias onde é necessário registrar a presença dos participantes separadamente em cada sessão da programação

• Organização que vende ingressos em três fases de preço e usa lotes com datas de abertura e encerramento automáticos

• Evento com parceiros que recebem um código de desconto para distribuir entre seus contatos

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