Como Registrar Entradas de Compras e Atualizar Estoque
Aprenda a registrar compras e mercadorias recebidas no Berga usando três métodos: notas fiscais manifestadas direto da Receita Federal (recomendado), importação de arquivo XML do fornecedor ou entrada manual. Este guia ensina o mapeamento automático de produtos, geração de contas a pagar, atualização de estoque e conformidade fiscal. Descubra como fazer recebimento parcial, editar entradas em rascunho, cancelar quando necessário e completar o processo para atualização definitiva do inventário.
O módulo de Entradas de Compras registra as mercadorias e serviços que entram na empresa. Ao finalizar a entrada, o estoque é atualizado, as parcelas de contas a pagar são geradas e o histórico fiscal da compra fica registrado.
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Antes de começar
- Saber por onde vai registrar: nota manifestada, XML em mãos ou digitação manual
- Ter o fornecedor cadastrado (dá para criar durante o preenchimento)
- Na primeira compra de um fornecedor, reservar um tempo para o mapeamento de produtos — depois ele é automático
Passo a passo
- 1No menu lateral, acesse Compras → Entradas.
- 2Clique em Nova Entrada ou pressione N.
- 3Escolha como registrar: Notas Manifestadas, Importar XML ou Entrada Manual.
- 4Confira ou preencha os Dados da Entrada: fornecedor, tipo, documento, chave de acesso, Data Emissão e Data Efetiva.
- 5Revise os Itens. Se aparecer o aviso de produto não reconhecido, clique em Mapear Produtos e associe cada um ao seu catálogo.
- 6Confira as Duplicatas — as parcelas de pagamento. Vindo de XML, elas já vêm preenchidas; na entrada manual, clique em Adicionar para cada vencimento.
- 7Em Valores Totais, confira desconto, frete, seguro e impostos.
- 8Clique em Finalizar.
Se precisar continuar depois, clique em Salvar — a entrada fica como Rascunho, mesmo com itens não mapeados.
Resultado esperado
A entrada fica com status Completado: o estoque é atualizado, as contas a pagar são criadas a partir das duplicatas e a compra entra no histórico de custo dos itens. Entrada completada não pode mais ser editada.
As três formas de registrar
| Forma | Quando usar |
|---|---|
| Notas Manifestadas | O fornecedor emitiu a nota contra o seu CNPJ. Você manifesta em DFe - Distribuição e importa, sem precisar do XML |
| Importar XML | Você já tem o arquivo. O sistema lê e preenche fornecedor, itens, quantidades, valores e impostos |
| Entrada Manual | Não há nota eletrônica — recibo ou nota antiga em papel |
Mapeamento de produtos
O mapeamento associa o código do produto do fornecedor ao item do seu catálogo. Feito uma vez, as próximas compras daquele fornecedor reconhecem os itens sozinhas.
- 1Clique em Mapear Produtos no aviso de itens não reconhecidos.
- 2Para cada item, aceite a sugestão automática, busque manualmente no catálogo ou crie um produto novo ali mesmo.
O botão Finalizar só libera quando todos os itens estão mapeados — enquanto houver pendência, ele aparece como Finalizar (Mapear Primeiro).
Os campos do formulário
Dados da Entrada
- Fornecedor: obrigatório. O "+" cadastra um novo sem sair do formulário
- Tipo de Entrada: Entrada Manual, Importação NFe, Devolução de Vendas, Transferência entre Filiais ou Ajuste de Estoque
- Tipo de Documento: NFe, Invoice, Recibo ou Outro
- Número do Documento e Série: identificação do documento fiscal
- Chave de Acesso: os 44 dígitos da nota, quando houver
- Data Emissão: quando o documento foi emitido. Obrigatória
- Data Efetiva: quando a mercadoria chegou. Pode ser diferente da emissão. Obrigatória
Itens
Descrição, unidade, quantidade, valor unitário e total de cada produto ou serviço.
Duplicatas
As parcelas da compra. O sistema compara o total das parcelas com o valor da entrada e avisa quando há diferença.
Valores Totais
Em Despesas Adicionais: Desconto Total, Frete, Seguro e Outras Despesas. Em Impostos e Taxas: ICMS ST, ICMS, IPI, PIS e COFINS. Importando XML, tudo vem preenchido.
Status das entradas
| Status | Descrição |
|---|---|
| Rascunho | Criada, pode ser editada e excluída |
| Pendente | Aguardando processamento |
| Aprovado | Aprovada, pronta para receber os itens |
| Recebendo | Recebimento em andamento |
| Parcialmente Recebido | Parte da mercadoria recebida |
| Recebido | Mercadoria totalmente recebida, pronta para finalizar |
| Completado | Finalizada. Estoque atualizado e contas a pagar geradas. Não pode ser editada |
| Cancelado | Desconsiderada. Não afeta estoque nem financeiro |
As ações, conforme o status
- 1Clique no menu de três pontos da linha.
- Visualizar: sempre disponível
- Editar: em Rascunho ou Pendente
- Finalizar: em entradas já recebidas
- Devolver: em entradas Completadas, registra a devolução ao fornecedor
- Cancelar: antes de finalizar. Exige motivo com pelo menos 5 caracteres
- Excluir: só em Rascunho, e é permanente
Como encontrar uma entrada
A barra de filtros busca por Pessoa (nome ou CNPJ) e Documento (número ou chave), com filtros de Tipo, Status e datas de Emissão e Criação. Os seis cartões do topo — Total de Compras, Ticket Médio, Quantidade, Descontos, Frete e Status — se ajustam ao filtro aplicado.
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