Como Montar Escalas de Equipes e Voluntários no Berga

O módulo de Escalas organiza equipes e distribui pessoas em funções dentro de uma data ou evento. É útil tanto para escalas de trabalho quanto para voluntariado, permitindo montar a escala, alocar os participantes, acompanhar confirmações, marcar presença e administrar pedidos de troca.

A tela é dividida em abas: Grupos, Times, Papéis, Membros, Escalas e Trocas. As abas seguem uma hierarquia: cada Grupo reúne Times, cada Time tem seus Papéis e Membros, e as Escalas são criadas para um Time.

Como Funciona

A montagem segue esta ordem:

1. 1
   Crie um Grupo (por exemplo, um ministério ou um setor)
2. 2
   Crie os Times dentro do grupo
3. 3
   Defina os Papéis de cada time (as funções e quantas pessoas cada uma precisa)
4. 4
   Adicione os Membros ao time e indique quais papéis cada um exerce
5. 5
   Crie a Escala para uma data ou evento e aloque os membros nos papéis
6. 6
   Acompanhe as confirmações, marque a presença e gerencie as Trocas

Em todo o módulo, o Tipo de uma estrutura pode ser Voluntariado ou Trabalho.

Grupos

A aba Grupos é o nível mais alto da organização. Para criar, clique em Novo grupo e preencha:

• Nome (obrigatório)

• Tipo: Voluntariado ou Trabalho (obrigatório). Não pode ser alterado depois de criado

• Líder: pessoa responsável pelo grupo (opcional)

Times

Os times pertencem a um grupo. Para criar, clique em Novo time e preencha:

• Grupo (obrigatório): não pode ser alterado depois de criado

• Nome (obrigatório)

• Líder: pessoa responsável pelo time (opcional)

Configurar o Rodízio

Cada time pode ter uma regra de rodízio, usada para sugerir e preencher escalas de forma equilibrada. Ao configurar o rodízio do time, você define:

• Estratégia:

  • Rodízio sequencial: distribui em ordem, cada um serve a sua vez

  • Menos recente primeiro: prioriza quem serviu há mais tempo

  • Balanceado: equilibra a carga considerando a quantidade no mês e o intervalo mínimo

• Intervalo mínimo entre escalas (dias): use 0 para não exigir intervalo. Por exemplo, 7 garante pelo menos uma semana entre as escalas de uma mesma pessoa

• Máximo de escalas por mês: use 0 para ilimitado. Evita sobrecarregar os membros mais engajados

Papéis

Os papéis são as funções de cada time, como Motorista ou Recepcionista. Para criar, clique em Novo papel e preencha:

• Nome (obrigatório)

• Quantidade necessária (obrigatório): quantas pessoas aquele papel precisa em cada escala

Membros

Os membros são as pessoas que fazem parte de um time. Para adicionar, clique em Novo membro e preencha:

• Pessoa (obrigatório): selecione a pessoa pela busca

• Tipo: Voluntariado ou Trabalho (obrigatório)

• Papéis: marque os papéis que a pessoa exerce no time. É opcional e pode ser alterado depois

Os papéis do membro definem em quais funções ele pode ser alocado nas escalas.

Criar uma Escala

Na aba Escalas, use os filtros de Grupo, Time, Status e período para localizar as escalas. Para criar, clique em Nova Escala e preencha:

• Grupo e Time (obrigatórios)

• Título (obrigatório), por exemplo "Culto Domingo 10h"

• Origem da escala:

  • Data própria: você informa a data de início e, opcionalmente, a de término

  • Vinculada a evento: a escala segue a data de um evento já cadastrado

  • Vinculada a atividade do calendário: a escala segue uma atividade do calendário

• Dia inteiro: marque quando a escala não tem horário específico

• Observações: anotações internas

O status da escala pode ser Rascunho, Publicada, Encerrada ou Cancelada.

Alocar Membros

No menu de ações da escala, escolha Alocar membros. A tela mostra cada papel com a quantidade já preenchida em relação à necessária (por exemplo, 1 de 2 alocados).

Para cada papel, você pode:

• Adicionar manualmente um membro entre os elegíveis (os que possuem aquele papel e ainda não foram alocados)

• Usar Preencher automaticamente, que distribui os membros seguindo a regra de rodízio do time

• Usar Ver sugestões, que indica os membros recomendados pelo rodízio para você escolher

Cada alocação tem um status: Pendente, Confirmado, Recusado, Presente ou Ausente.

Marcar Presença

No menu de ações da escala, escolha Marcar presença. A tela lista os membros alocados, agrupados por papel, e exibe os totais de Presentes, Ausentes e a marcar.

Para cada membro, use os botões Presente ou Ausente. A marcação atualiza o status da alocação.

Publicar e Vincular

Ainda no menu de ações da escala, estão disponíveis:

• Publicar: disponível para escalas em Rascunho. Ao publicar, a escala fica visível aos membros e pronta para confirmação

• Editar: altera título, time e observações

• Vincular a evento ou Vincular a atividade: associa a escala a um evento ou a uma atividade do calendário

• Desvincular origem: remove o vínculo e transforma a escala em data própria, exigindo que você informe a nova data

Trocas

A aba Trocas reúne os pedidos de troca de escala feitos pelos membros. No topo, há os totais de pedidos Pendentes, Aprovadas e Rejeitadas, e um filtro por status.

Para cada pedido pendente, o responsável pode:

• Aprovar: aceita a troca

• Rejeitar: recusa a troca, com a possibilidade de informar um motivo

• Cancelar solicitação: cancela o pedido

Os status possíveis de uma troca são Pendente, Aprovada, Rejeitada e Cancelada.

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