Régua de Cobrança Automática: Reduza Inadimplência com Lembretes por WhatsApp e Email
Automatize cobranças e reduza inadimplência em até quarenta por cento com régua de cobrança inteligente. Sistema envia lembretes automáticos de pagamento via email e WhatsApp em oito momentos estratégicos: antes do vencimento, no dia exato e após atraso. Elimine cobranças manuais, economize quinze horas mensais, melhore fluxo de caixa e mantenha relacionamento positivo com clientes. Notificações personalizadas com QR Code PIX, links de pagamento e tom adequado a cada etapa.
A Régua de Cobrança é um sistema automático de lembretes que o Berga envia para os seus clientes quando uma fatura está próxima do vencimento ou em atraso. O objetivo é lembrar o cliente de pagar, sem que você precise fazer cobranças manualmente.
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Os lembretes são enviados por e-mail e WhatsApp de forma automática. O sistema já vem com um conjunto de regras prontas e funciona assim que suas faturas são emitidas, sem precisar de configuração inicial. Se quiser, você pode personalizar as regras conforme a necessidade do seu negócio.
O que Você Vê na Tela
Ao acessar a Régua de Cobrança, a tela mostra duas áreas: os cards de resumo e a lista de regras.
Os cards ficam na parte superior e mostram um panorama geral:
- Total: quantidade de regras ativas
- Antes: quantas regras são enviadas antes do vencimento
- Vencimento: regra enviada no dia exato do vencimento
- Após: quantas regras são enviadas depois do vencimento
- Canais: quantos canais de comunicação estão ativos
Abaixo dos cards fica a lista com todas as regras configuradas. Cada regra mostra uma descrição e os canais utilizados.
Como as Regras Funcionam
O sistema possui 8 regras que cobrem todo o ciclo de uma fatura, desde antes do vencimento até 28 dias de atraso. Cada regra envia um lembrete por e-mail e WhatsApp ao mesmo tempo.
As regras são divididas em três fases:
Antes do vencimento:
- 7 dias antes: lembrete antecipado para o cliente se organizar
- 3 dias antes: lembrete próximo ao vencimento
No dia do vencimento:
- No dia exato: aviso de que a fatura vence naquele dia
Após o vencimento:
- 3 dias depois: primeiro aviso de atraso
- 7 dias depois: segundo aviso
- 14 dias depois: terceiro aviso
- 21 dias depois: quarto aviso
- 28 dias depois: último aviso automático
Cada regra é identificada por um ícone na lista:
- Relógio azul: lembretes antes do vencimento
- Calendário laranja: lembrete no dia do vencimento
- Alerta vermelho: avisos após o vencimento
Como o Envio Acontece
O sistema verifica as faturas todos os dias pela manhã, e os lembretes são enviados por volta das 10h. Quando uma fatura se encaixa em alguma regra, o envio acontece automaticamente. Se o cliente pagar a fatura, os lembretes param imediatamente.
Antes de enviar qualquer lembrete, o sistema confirma se a fatura ainda está em aberto. Isso evita que um cliente que acabou de pagar receba uma cobrança por engano.
Os lembretes são enviados por dois canais ao mesmo tempo:
- E-mail: mensagem com os dados da fatura e opções de pagamento
- WhatsApp: mensagem direta no celular do cliente
Para que os lembretes cheguem corretamente, é importante que o cadastro do cliente tenha o e-mail e o número de WhatsApp atualizados.
Faturas Parceladas
Quando a fatura é dividida em parcelas, a régua acompanha cada parcela separadamente. O lembrete mostra o valor e o vencimento da parcela, e não o total da fatura. Por exemplo, numa assinatura anual de R$ 1.200 em 12 vezes, o cliente recebe o aviso de R$ 100 alguns dias antes de cada vencimento.
Se uma parcela vencer sem pagamento, a fatura passa a aparecer como vencida, mesmo que as parcelas anteriores já tenham sido pagas, e os avisos de atraso daquela parcela seguem normalmente. Se o cliente tiver uma parcela em atraso e outra perto de vencer, ele pode receber os dois avisos no mesmo dia.
Crédito de WhatsApp na Régua de Cobrança
Quando os lembretes da régua de cobrança saem pelo número do Berga, cada mensagem de WhatsApp usa uma parte do crédito mensal do seu plano de WhatsApp. O crédito do mês tem o mesmo valor do plano de WhatsApp contratado, e cada lembrete custa R$ 0,11.
Se o crédito do mês acabar, os lembretes da régua por WhatsApp param até o dia 1º do mês seguinte, quando o crédito renova. Os lembretes por e-mail continuam saindo normalmente.
Quando um lembrete não sai por falta de crédito, ele aparece no Histórico de envios da fatura como "Não enviado — o crédito de WhatsApp do mês acabou", e como Bloqueado em Gomos › Histórico de Mensagens.
O saldo do crédito de WhatsApp fica em Configurações › WhatsApp. Se a sua empresa envia muitos lembretes por mês, fale com a gente para ampliar o plano de WhatsApp.
Personalizando as Regras
A Régua de Cobrança já vem com as regras padrão prontas e funciona automaticamente, então não é obrigatório configurar nada. Mas, se quiser ajustá-la ao seu negócio, clique em Editar na lista de regras. No modo de edição, você pode:
- Ativar ou desativar cada regra individualmente
- Escolher os canais de envio (E-mail e/ou WhatsApp) de cada regra
- Adicionar novas regras, informando quantos dias antes ou depois do vencimento o lembrete deve ser enviado
- Remover regras existentes
- Restaurar a configuração padrão a qualquer momento
Depois de ajustar, clique em Salvar para aplicar as mudanças ou em Cancelar para descartar.
Apenas faturas com status em aberto ou em atraso recebem os lembretes. Faturas pagas, canceladas ou estornadas não entram na régua.
Casos de Uso Práticos
- Empresa que emite faturas mensais e quer reduzir atrasos de pagamento sem precisar ligar para cada cliente
- Prestador de serviço que precisa lembrar clientes sobre vencimentos mas não tem tempo para fazer cobranças manuais
- Negócio com muitos clientes que quer garantir que nenhum vencimento passe despercebido
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