Como Preencher Nota Fiscal Eletrônica: Campo por Campo [2026]
Preencher uma nota fiscal eletrônica pela primeira vez pode parecer assustador. São dezenas de campos, siglas que parecem outro idioma — CFOP, NCM, CST, CSOSN, ICMS, IPI, PIS, COFINS — e qualquer erro resulta em rejeição da SEFAZ.
A verdade é que a maioria desses campos segue uma lógica simples quando você entende o que cada um significa. E mais: boa parte deles pode ser preenchida automaticamente pelo sistema de gestão, sobrando para você apenas os dados da venda em si.
Neste guia, vamos percorrer todos os campos da NFe na ordem em que aparecem, explicando o que preencher em cada um, com exemplos práticos e os erros que mais causam rejeição.
Resumo rápido
- Você precisa de certificado digital, dados do cliente, dados dos produtos e a tributação
- Produto cadastrado corretamente (NCM, CFOP, CST/CSOSN) faz o sistema calcular o imposto sozinho
- A maior parte das rejeições nasce no cadastro, não no preenchimento
- Manual leva de 5 a 10 minutos por nota; integrado ao pedido, menos de um
- O que precisa ser guardado por cinco anos é o XML autorizado, não o DANFE
💡 No Berga, todos os campos da nota fiscal são preenchidos automaticamente — CFOP, NCM, CST, CSOSN e impostos. Você só escolhe o cliente e os itens.
O que você precisa antes de começar?
Antes de preencher qualquer campo, quatro coisas precisam estar em ordem: certificado digital válido em nome do CNPJ, inscrição estadual ativa, sistema emissor configurado com os dados da empresa e o cadastro de produtos com NCM, CFOP e tributação definidos. Faltando qualquer uma delas, a nota não chega a ser transmitida — ou é rejeitada na primeira tentativa.
1. Certificado digital
O certificado digital é a assinatura eletrônica da sua empresa. Sem ele, a SEFAZ não aceita a nota fiscal.
Recomendação: o certificado A1 é o mais prático para quem usa sistema de gestão, porque fica instalado no servidor e permite emissão automática 24h por dia. O A3 exige o cartão/token conectado fisicamente a cada emissão.
Dica: o certificado digital para NFe precisa ser do tipo e-CNPJ (no CNPJ da empresa), não e-CPF.
2. Inscrição Estadual (IE) ativa
A IE é o que autoriza sua empresa a emitir NFe na SEFAZ do seu estado. Sem IE ativa, a SEFAZ rejeita a transmissão (erro 203: "Emissor não habilitado").
3. Credenciamento na SEFAZ
Sua empresa precisa estar credenciada para emitir NFe no ambiente da SEFAZ (produção ou homologação). O contador geralmente cuida disso na abertura da empresa.
4. Produtos cadastrados
Cada produto precisa ter no mínimo: descrição, NCM (código de classificação), unidade de medida e valor. O cadastro correto dos produtos é o que permite o preenchimento automático na hora de emitir a nota.
Dados do emitente (sua empresa)
Os campos do emitente identificam quem está emitindo a nota fiscal. Na prática, são preenchidos uma vez só — quando você configura o sistema. Depois, aparecem automaticamente em toda nota.
CRT (Código de Regime Tributário):
- 1 = Simples Nacional
- 2 = Simples Nacional com excesso de sublimite
- 3 = Regime Normal (Lucro Presumido ou Lucro Real)
O CRT determina se a nota usará CSOSN (Simples Nacional) ou CST (regime normal) nos campos tributários. Entenda a diferença entre CST e CSOSN.
Dados do destinatário (seu cliente)
Os dados do destinatário dizem quem está comprando — é a parte que muda a cada nota. Para pessoa jurídica, são obrigatórios CNPJ, razão social, endereço completo e inscrição estadual quando o destinatário é contribuinte. Para pessoa física, CPF e endereço. Dado divergente do cadastro na Receita ou na SEFAZ é uma das causas mais frequentes de rejeição:
Cuidados importantes
Indicador de IE: esse campo afeta a tributação. Se o cliente tem IE, é contribuinte (indicador 1). Se é pessoa física ou empresa sem IE, é não contribuinte (indicador 9). Errar aqui pode causar rejeição 696 da SEFAZ.
Consumidor final: se o cliente é pessoa física (CPF) ou empresa sem IE, geralmente é consumidor final. Isso afeta o campo indFinal da nota e pode alterar o CFOP (de x.102 para x.108, por exemplo).
Estado do cliente: se o estado do cliente for diferente do seu, a nota é interestadual e o CFOP muda (5xxx vira 6xxx). A alíquota de ICMS interestadual também é diferente (7% ou 12% ao invés da alíquota interna).
Natureza da operação e CFOP
A natureza da operação descreve em palavras o que está sendo feito — venda, devolução, remessa — e precisa ser coerente com o CFOP escolhido. As duas informações são conferidas em conjunto pela SEFAZ, e divergência entre elas gera rejeição:
A natureza da operação é um texto livre que aparece no DANFE. Os mais comuns são: "Venda de mercadoria", "Devolução de compra", "Remessa para conserto", "Transferência".
O CFOP é o código de 4 dígitos que indica exatamente o tipo de operação fiscal. É definido por item — produtos diferentes na mesma nota podem ter CFOPs diferentes.
Os CFOPs mais usados em vendas
Se a sua empresa está configurada corretamente no sistema, o CFOP é selecionado automaticamente com base no tipo de operação e no estado do destinatário.
Dados dos produtos (item por item)
Esta é a parte mais longa da nota: cada produto é uma linha própria, com código, descrição, NCM, CFOP, unidade, quantidade, valor unitário e a tributação completa de ICMS, IPI, PIS e COFINS. É aqui que a maior parte dos erros acontece, porque um NCM ou CST errado no cadastro se repete em toda nota emitida daquele item:
Sobre o NCM
O NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é obrigatório em cada item. São 8 dígitos que classificam o produto e determinam a alíquota de IPI. Exemplo: camiseta de algodão = 6109.10.00.
Se o NCM estiver errado ou não existir na tabela oficial, a SEFAZ rejeita a nota (erro 778). Se estiver ausente, rejeição 777.
Sobre a descrição
A descrição deve ser clara e específica. Evite genéricos como "Mercadoria" ou "Produto". A SEFAZ pode rejeitar descrições vagas, e a Receita Federal usa a descrição em cruzamentos fiscais.
Dica para homologação: se estiver testando em ambiente de homologação, a descrição do primeiro item deve conter "NF-E EMITIDA EM AMBIENTE DE HOMOLOGACAO - SEM VALOR FISCAL" (erro 373 se não contiver).
Campos tributários (impostos)
Os campos tributários são onde a maioria das pessoas se perde. São vários impostos, cada um com seus campos. Mas a lógica é a mesma para todos: base de cálculo x alíquota = valor do imposto.
ICMS
O ICMS é o imposto principal. Os campos mudam conforme o regime tributário:
Para Simples Nacional (CRT = 1):
No Simples Nacional, o ICMS geralmente não é destacado na nota (é recolhido no DAS). Os CSOSNs mais comuns: 101 (com crédito), 102 (sem crédito), 500 (ST já recolhida).
Para Lucro Presumido ou Real (CRT = 3):
Os CSTs mais comuns: 00 (tributada), 10 (com ST), 20 (base reduzida), 40 (isenta), 60 (ST já recolhida).
Quando há substituição tributária, campos adicionais aparecem:
PIS e COFINS
No Simples Nacional, PIS e COFINS geralmente são informados com CST 99 e valores zerados (recolhidos no DAS).
IPI
O IPI só se aplica a produtos industrializados. Se sua empresa é comércio (revenda), geralmente não destaca IPI.
Resumo: o que preencher por regime
Na prática: se seus produtos estão cadastrados corretamente com NCM, CST/CSOSN e alíquotas, o sistema calcula tudo automaticamente. Você não precisa preencher cada campo de imposto manualmente a cada nota.
💡 Toda essa complexidade tributária existe para o governo, não para você. No Berga, basta cadastrar o produto com nome e preço — o sistema sugere o NCM, define CST/CSOSN, calcula ICMS, PIS, COFINS e IPI automaticamente. Se a SEFAZ rejeitar, o erro aparece traduzido em linguagem simples.
Transporte e frete
Os campos de transporte definem quem contratou o frete, quem transporta e como. A modalidade vai de frete por conta do emitente até a ausência de transporte. Havendo transportadora, entram aqui os dados dela, a placa do veículo e o volume transportado:
Dica: se o frete é por conta do comprador (FOB), use modalidade 1. Se é por conta do vendedor (CIF), use modalidade 0. Se não tem frete, use 9.
O valor do frete, quando informado, entra na base de cálculo do ICMS (e do IPI se houver).
Pagamento e cobrança
A seção de pagamento informa como a venda foi paga: à vista ou a prazo, o meio utilizado e, no caso de parcelamento, o valor e o vencimento de cada parcela. Desde a versão 4.00 da NF-e, esses campos são obrigatórios:
Principais códigos de forma de pagamento:
A soma de todas as formas de pagamento deve ser igual ao total da nota. Divergência gera rejeição.
Informações complementares
O campo de informações complementares é texto livre que aparece no corpo do DANFE e acompanha a nota. É onde entram o número do pedido, dados de transporte e — no caso de empresa do Simples Nacional — a frase obrigatória sobre o aproveitamento de crédito de ICMS. Também é onde a legislação exige que se informe o embasamento de isenções e reduções.
O que colocar:
- Dados de financiamento: "Pedido 12345, OC 67890"
- Informações de transporte: "Mercadoria segurada, apólice 123"
- Legislação: "Base legal: Art. XX do RICMS/SP"
- No Simples Nacional: "DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL" (obrigatório em alguns estados)
- Valor aproximado de tributos (Lei da Transparência): "Valor aproximado de tributos: R$ XX,XX"
O que NÃO colocar:
- Dados que já estão em campos próprios (CNPJ, endereço)
- Propagandas ou textos promocionais
- Informações falsas ou inconsistentes com a operação
Checklist: 12 erros que mais causam rejeição
A maior parte das rejeições vem de um punhado de erros repetidos: dado do destinatário divergente da base da SEFAZ, NCM inexistente ou desativado, CFOP incompatível com a operação, CST ou CSOSN errado para o regime da empresa e soma dos itens que não bate com o total da nota. Vale conferir estes pontos antes de transmitir:
Dados do destinatário
Dados dos produtos
Tributação
Pagamento e totais
Perguntas frequentes
Conclusão
Preencher uma nota fiscal eletrônica envolve muitos campos — dados do emitente, destinatário, produtos, tributação, transporte e pagamento. São siglas como CFOP, NCM, CST, CSOSN, ICMS, PIS, COFINS e IPI que formam uma verdadeira sopa de letrinhas para quem está começando.
Mas o ponto-chave é: a maioria desses campos só precisa ser configurada uma vez. Os dados da sua empresa são fixos. Os produtos, uma vez cadastrados com NCM, CFOP e tributação correta, são reutilizados em toda nota. O que muda a cada venda são apenas: cliente, produtos vendidos, quantidade e forma de pagamento.
O segredo está na configuração inicial bem feita — com apoio do contador para definir os códigos fiscais. Depois disso, a emissão de cada nota se resume a: escolher o cliente, adicionar os produtos e confirmar. O sistema faz o restante.
Como o Berga simplifica toda essa jornada?
Toda essa sopa de letrinhas — CFOP, NCM, CST, CSOSN, ICMS, PIS, COFINS, IPI — existe para o governo, não para o empreendedor. Você abriu uma empresa para vender, atender clientes e crescer, não para decorar códigos fiscais. O Berga existe para simplificar isso e deixar você focar no que importa: o seu negócio.
- Cadastre o produto com nome e preço — o Berga sugere o NCM correto, define o CFOP, associa o CST/CSOSN e configura as alíquotas automaticamente
- Selecione o cliente e adicione os itens — o sistema detecta se é dentro do estado ou interestadual e ajusta CFOP e alíquotas sem você perceber
- ICMS, PIS, COFINS, IPI calculados instantaneamente — base de cálculo, alíquota e valor preenchidos em todos os campos da nota, por item
- Substituição tributária detectada e aplicada — se o produto tem ST, o sistema muda CST/CSOSN, CFOP e valores automaticamente
- Certificado digital A1 integrado — a nota é assinada e transmitida para a SEFAZ em segundos, sem cartão, sem token, sem complicação
- XML enviado ao cliente por e-mail e WhatsApp, DANFE gerado automaticamente, backup em nuvem por 5 anos
- Se a SEFAZ rejeitar? O Berga traduz o erro em linguagem simples e indica exatamente o que corrigir
O empreendedor não precisa entender CFOP, NCM, CST e CSOSN. Precisa vender. No Berga, você cadastra o produto, registra a venda e a nota fiscal sai pronta — com todos os campos preenchidos, impostos calculados e XML transmitido para a SEFAZ. Toda a sopa de letrinhas vira um clique. Simplifique a emissão da sua nota fiscal — solicite uma demonstração do Berga →
Quanto tempo leva para preencher uma nota fiscal?
Manualmente, preenchendo campo por campo: 5 a 15 minutos por nota, dependendo da quantidade de itens e da complexidade tributária. Com sistema integrado (onde produtos e clientes já estão cadastrados): menos de 1 minuto — você seleciona o cliente, adiciona os produtos, e o sistema preenche o restante.
Preciso preencher os impostos manualmente?
Não, se o sistema estiver configurado corretamente. Quando você cadastra o produto com NCM, CST/CSOSN e alíquotas, o sistema calcula ICMS, PIS, COFINS e IPI automaticamente a cada nota. Você só precisa verificar se os valores estão coerentes.
O que fazer quando a nota é rejeitada?
Leia o código e a mensagem de rejeição da SEFAZ. As mais comuns são: NCM inválido (777/778), CNPJ inválido (207), CFOP incompatível (733), certificado expirado (280). Corrija o campo indicado e retransmita — a nota rejeitada não tem valor fiscal e pode ser corrigida sem limite de tentativas.
Posso emitir nota fiscal sem certificado digital?
Não para NFe (modelo 55). O certificado digital é obrigatório para assinar o XML e transmitir à SEFAZ — precisa ser emitido no padrão ICP-Brasil. Sem ele, a SEFAZ não aceita a transmissão. A única exceção é o MEI, que pode emitir NFCe pelo app do governo sem certificado em alguns estados.
Qual a diferença entre CST e CSOSN?
O CST é usado por empresas do Lucro Presumido e Lucro Real (CRT = 3). O CSOSN é usado por empresas do Simples Nacional (CRT = 1). Ambos indicam a situação tributária do ICMS, mas com códigos diferentes. Veja o guia completo de CSOSN.
Como preencher nota fiscal para outro estado?
Mude o CFOP de 5xxx para 6xxx (exemplo: 5.102 vira 6.102). A alíquota de ICMS interestadual é 7% ou 12% (depende do estado de destino). Se o destinatário é consumidor final de outro estado, pode haver DIFAL. O guia de CFOP detalha as conversões.
Preciso informar CEST em toda nota fiscal?
O CEST só é obrigatório para produtos sujeitos a substituição tributária. Se o produto não tem ST, não precisa informar CEST. Mas se tem ST (mesmo com CST 60 ou CSOSN 500), o CEST é obrigatório.
O que preencher no campo "natureza da operação"?
É um texto descritivo livre. Os mais comuns: "Venda de mercadoria", "Venda de produção própria", "Devolução de compra", "Remessa para conserto", "Transferência". Deve ser condizente com o CFOP informado.