SPED Fiscal x SPED Contribuições: Prazos e Quem Deve Entregar

O SPED Fiscal (EFD-ICMS/IPI) é a escrituração digital do ICMS e do IPI, entregue ao seu estado. O SPED Contribuições (EFD-Contribuições) é a escrituração do PIS e da COFINS, entregue à Receita Federal. São duas obrigações diferentes, com prazos diferentes e listas diferentes de quem precisa entregar.

Resumo rápido

• SPED Fiscal = ICMS e IPI, vai para a SEFAZ do seu estado; SPED Contribuições = PIS e COFINS, vai para a Receita Federal
• O prazo do SPED Fiscal é definido por cada estado — o padrão nacional é o dia 5, mas quase nenhum estado usa esse
• O SPED Contribuições vence sempre no 10º dia útil do segundo mês seguinte ao da apuração
• Empresas do Simples Nacional são dispensadas do SPED Contribuições; no SPED Fiscal, depende do estado
• IBS e CBS não são escriturados no SPED Fiscal — desde janeiro de 2026 eles vivem no próprio documento fiscal

O que é o SPED

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) substituiu os livros fiscais em papel por arquivos digitais enviados ao fisco. Em vez de imprimir e guardar livros de entradas, saídas e apuração, a empresa gera um arquivo .txt com a mesma informação e transmite pela internet.

Dentro do SPED existem várias escriturações. Duas delas são as que a maioria das empresas encontra no dia a dia: o SPED Fiscal e o SPED Contribuições. As pessoas costumam tratar as duas como se fossem a mesma coisa — e não são. Elas cobrem impostos diferentes, vão para órgãos diferentes e vencem em datas diferentes.

SPED Fiscal e SPED Contribuições: a diferença

O SPED Fiscal e o SPED Contribuições respondem a perguntas distintas do fisco. O primeiro conta o que entrou e saiu de mercadoria e quanto de ICMS e IPI isso gerou. O segundo conta quanto a empresa faturou e quanto de PIS e COFINS incidiu sobre esse faturamento.

Uma empresa no Lucro Real normalmente entrega as duas. Uma empresa do Simples Nacional em geral não entrega nenhuma das duas — mas essa segunda afirmação tem uma pegadinha estadual, que está explicada mais abaixo.

Quem é obrigado a entregar o SPED Fiscal

A cláusula terceira do Ajuste SINIEF 02/2009 é direta: a EFD é obrigatória, desde 1º de janeiro de 2009, para todos os contribuintes do ICMS e/ou do IPI. Não há, no texto do Ajuste, nenhuma menção a regime tributário — nem a palavra "Simples Nacional" aparece.

O que existe é a possibilidade de dispensa. O § 1º da mesma cláusula permite que os estados e a Receita Federal, mediante Protocolo ICMS, dispensem contribuintes, conjuntos de contribuintes ou setores econômicos inteiros. É por essa porta que a maioria dos estados dispensa os optantes do Simples Nacional.

Na prática, isso significa que a sua obrigação de entregar o SPED Fiscal é definida pelo regulamento de ICMS do seu estado, não por uma regra nacional. Dois estados vizinhos podem tratar a mesma empresa de formas diferentes. Antes de assumir que está dispensado, confirme com o seu contador ou no site da SEFAZ.

Vale notar ainda que a dispensa não é definitiva: o § 3º permite que o estado a revogue a qualquer tempo por ato administrativo.

Quem é obrigado a entregar o SPED Contribuições

Aqui a regra é nacional e mais simples de conferir, porque vem da Receita Federal. O art. 4º da IN RFB 1.252/2012 obriga:

• Empresas tributadas pelo Lucro Real — desde 1º de janeiro de 2012
• Empresas tributadas pelo Lucro Presumido ou Arbitrado — desde 1º de janeiro de 2013

E o art. 5º dispensa expressamente, no inciso I, as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, nos períodos abrangidos pelo regime. A dispensa é categórica, sem condição de faturamento.

O mesmo artigo dispensa também as pessoas jurídicas imunes ou isentas do IRPJ cujas contribuições apuradas no mês não passem de R$ 10.000,00, as pessoas jurídicas inativas e os órgãos públicos, autarquias e fundações públicas.

Os prazos de entrega

O prazo é onde mais gente escorrega, porque as duas obrigações seguem lógicas completamente diferentes.

SPED Fiscal: o prazo é do seu estado

A cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF 02/2009 fixa o dia 5 do mês seguinte ao da apuração. Mas o parágrafo único autoriza cada unidade federada a alterar esse prazo — e praticamente todos os estados alteraram.

O resultado é que não existe um "prazo do SPED Fiscal" nacional. Circula muito a informação de que o vencimento é o dia 20, e de fato é o prazo de vários estados, mas tratar isso como regra geral é o caminho mais curto para a multa. O prazo correto está no regulamento de ICMS do estado onde o estabelecimento é inscrito. Empresa com filial em outro estado precisa observar os dois calendários.

SPED Contribuições: 10º dia útil do segundo mês

O art. 7º da IN RFB 1.252/2012 estabelece a transmissão mensal até o 10º dia útil do 2º mês subsequente ao da escrituração. É um prazo mais folgado do que parece, e por isso mesmo costuma ser esquecido.

Um exemplo: a escrituração da competência janeiro vence no 10º dia útil de março — não de fevereiro. A competência de junho vence no 10º dia útil de agosto. O horário limite é 23h59min59s de Brasília do dia do vencimento.

Quanto custa entregar errado ou atrasado

As penalidades da escrituração digital estão no art. 12 da Lei 8.218/1991, na redação dada pela Lei 13.670/2018. São três situações, e todas têm a receita bruta como base:

Repare que a multa por atraso é calculada sobre o faturamento, não é um valor fixo. Para uma empresa que fatura R$ 500 mil no mês, cada dia de atraso custa R$ 100, e o teto de 1% chega a R$ 5.000.

Há uma redução relevante para quem usa o SPED: as multas caem pela metade quando a obrigação é cumprida depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício. Ou seja, perceber o atraso e entregar por conta própria custa metade do que esperar a Receita bater à porta.

O que mudou em 2026 com a Reforma Tributária

Esta é a dúvida mais comum do momento, e a resposta é contraintuitiva: o IBS e a CBS não são escriturados no SPED Fiscal.

Desde 1º de janeiro de 2026 os documentos fiscais eletrônicos já trazem os campos de IBS e CBS. Mas a escrituração desses tributos não acontece na EFD-ICMS/IPI — ela acontece no próprio documento fiscal. O SPED Fiscal continua sendo, como sempre foi, a escrituração de ICMS e IPI.

O leiaute em vigor para 2026 é o 020, instituído pelo Ato COTEPE/ICMS nº 79/2025 e detalhado na Nota Técnica EFD ICMS IPI 2025.001. O Guia Prático da EFD-ICMS/IPI, na versão 3.2.3 de 6 de maio de 2026, consolidou as regras dessa convivência.

O ponto prático para quem gera o arquivo: documentos fiscais que tratem exclusivamente dos novos tributos, sem ICMS nem IPI, não devem ser escriturados na EFD-ICMS/IPI. Documentos híbridos entram, mas só na parte relativa ao ICMS e ao IPI. É por isso que o valor total do documento pode não bater com a soma das operações escrituradas — e isso deixou de ser erro.

Se você ainda está entendendo o desenho geral da transição, vale ler antes o artigo sobre a Reforma Tributária e o Simples Nacional.

De onde saem os dados do SPED

O arquivo do SPED não é digitado: ele é montado a partir do que já foi registrado ao longo do mês. Isso muda onde o problema realmente nasce.

Um SPED Fiscal correto depende de cada nota fiscal eletrônica ter saído com o CFOP certo, o NCM correto e o CST ou CSOSN coerente com a operação. Depende também de o estoque fechar, porque o inventário é um bloco da escrituração.

Quando o arquivo é rejeitado ou o contador devolve uma lista de inconsistências, quase sempre a origem é um cadastro incompleto ou uma tributação de produto mal configurada meses antes. Corrigir na hora de gerar o SPED é caro; corrigir no cadastro é barato.

Perguntas frequentes

Conclusão

SPED Fiscal e SPED Contribuições parecem a mesma obrigação porque compartilham o nome e o formato, mas responder a uma não resolve a outra. Uma vai para o estado e trata de mercadoria; a outra vai para a Receita e trata de faturamento. Confundir os prazos é o erro mais caro, porque a multa por atraso é proporcional ao que você fatura.

Se a sua empresa é do Simples Nacional, a regra prática é: esqueça o SPED Contribuições, mas confirme o SPED Fiscal no seu estado — essa é a parte que varia e que ninguém avisa. Se é do Lucro Presumido ou Real, planeje os dois calendários, porque eles não coincidem em nenhum mês do ano.

E vale insistir num ponto: o SPED é consequência, não causa. Ele apenas reorganiza o que já foi lançado. Empresa que mantém cadastro de produto correto, CFOP coerente e estoque fechado gera o arquivo em minutos. Empresa que deixa isso para depois transforma o fechamento mensal num garimpo.

Como o Berga ajuda no SPED

• Gera o SPED Fiscal e o SPED Contribuições direto no sistema, sem exportar dados para outro programa nem montar o arquivo à mão
• Monta o arquivo a partir das notas já emitidas, então o que foi lançado durante o mês é exatamente o que vai para o fisco
• Deixa o perfil de escrituração e a finalidade (Original ou Substituto) na tela de geração, para você refazer uma competência sem retrabalho
• Guarda o histórico de todos os arquivos gerados, com período, status e quantidade de registros, para consulta a qualquer momento
• Centraliza o cadastro fiscal — NCM, CFOP, CST e regras de tributação por produto —, que é de onde a escrituração tira os dados
• Emite NF-e, NFC-e e os demais documentos no mesmo lugar em que a escrituração é montada, sem integração entre sistemas

Quer ver como fica o fechamento fiscal da sua empresa? Solicite uma demonstração e mostramos o caminho completo, da emissão da nota até a geração do arquivo.