O que é a Quantidade Disponível e o que Reserva o seu Estoque
A quantidade disponível é o saldo em estoque menos as peças já prometidas em vendas e ordens de serviço ainda não faturadas. Veja onde consultar e quais situações seguram estoque.
A quantidade disponível é o saldo em estoque menos as peças já prometidas em vendas e ordens de serviço que ainda não foram faturadas. É o número que responde "quanto eu posso vender agora sem prometer duas vezes a mesma peça".
Saldo e disponível são números diferentes
O saldo é o que existe fisicamente na prateleira: só muda quando entra ou sai mercadoria de verdade.
A quantidade disponível desconta do saldo tudo o que já está comprometido. Uma peça separada para uma ordem de serviço pronta continua na prateleira — ela conta no saldo —, mas não está livre para outra venda.
Onde consultar
Em Cadastros → Itens, a coluna Estoque mostra o saldo. Logo abaixo dele aparece uma segunda linha, menor, com a quantidade disponível seguida de "disp.". Essa segunda linha só aparece quando existe alguma reserva; quando ninguém reservou nada, saldo e disponível são o mesmo número.
Para ver de onde vem a diferença, clique no número do estoque ou abra o menu ⋯ da linha e escolha Ver estoque. A tela Estoque do Item abre com quatro totais — Em estoque, Reservado em Vendas, Reservado em OS e Disponível — e, abaixo, a lista de cada venda e cada ordem de serviço que está segurando aquele item, com cliente, situação, data e quantidade.
O que reserva estoque
Qualquer venda ou ordem de serviço que já tenha o item lançado e ainda não tenha sido faturada segura a peça:
| Origem | Situações que reservam |
|---|---|
| Vendas | Rascunho, Análise de Crédito, Aprovada, Aguardando Pagamento, Em Andamento, Aprovada para Faturar, Confirmada, Condicional |
| Ordens de serviço | Rascunho, Agendada, Confirmada, Em Execução, Pausada, Aguardando Peças, Aguardando Aprovação, Pronta, Concluída, Reagendada |
O que não reserva estoque
| Situação | Por quê |
|---|---|
| Venda ou ordem de serviço faturada | O saldo já foi baixado no faturamento — descontar de novo dobraria |
| Venda cancelada, com crédito negado ou pagamento expirado | O compromisso deixou de existir |
| Venda enviada, entregue ou concluída | Vêm depois do faturamento, quando a baixa já aconteceu |
| Ordem de serviço cancelada ou recusada | O compromisso deixou de existir |
| Venda ou ordem de serviço em Orçamento | Orçamento é proposta, não compromisso — a peça só é segurada quando o cliente fecha |
| Item marcado como não controlar estoque | O Berga não acompanha saldo desse item |
Quando o saldo baixa de verdade
A reserva não movimenta estoque: ela apenas avisa que aquela quantidade está prometida. A baixa no saldo acontece no faturamento da venda ou da ordem de serviço, e é ela que aparece em Estoque → Movimentações. Por isso uma ordem de serviço pode ficar semanas em Pronta segurando a peça, sem nenhuma movimentação registrada.
Disponível negativo
Quando o disponível fica negativo, foi prometida mais mercadoria do que existe no saldo. A tela Estoque do Item mostra o aviso "Estoque negativo após reservas" e lista todos os compromissos, para você conferir um por um.
As causas mais comuns são vendas antigas que nunca foram faturadas e continuam segurando peça, e saldo desatualizado por entradas não lançadas. Vale revisar as vendas em aberto da lista e, se o saldo estiver errado, corrigir pela contagem em Estoque → Inventário.
Quando NÃO usar o disponível
Em algumas conferências o número certo é o saldo, não o disponível:
- Contagem física e inventário: compare a prateleira com o saldo. O disponível já desconta compromissos que ainda estão fisicamente no depósito e vai divergir da contagem de propósito.
- Conferência de custo e valor de estoque: o custo acompanha o que a empresa tem, ou seja, o saldo.
- Item sem controle de estoque: itens de uso e consumo, como luva ou combustível, não têm saldo nem disponível.